Wie werden offene Beiträge angemahnt?
Wie sehe ich, ob und was ein Mitglied bezahlt hat?
Bevor Sie nicht bezahlte Beiträge mit Linear Online Vereinsverwaltung anmahnen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Zahlungseingänge auch verbucht haben.
Wie Sie Mitgliedsbeiträge verbuchen, die per Überweisung bezahlt wurden, lesen im Abschnitt Wie werden Mitgliedsbeiträge gebucht? im Beitrag Wie werden Einnahmen und Ausgaben verbucht?
Hinweise zur Buchung eines Lastschrifteinzugs finden Sie im Abschnitt Wie werden Lastschriften gebucht? im Beitrag Wie werden Beiträge per Lastschrift eingezogen? ((Link setzen))
Auswertungsmöglichkeiten
Um festzustellen, was ein Mitglied bezahlt hat, verwenden Sie die Auswertung Protokoll der Zahlungen/Zuwendungen. Diese Auswertung finden Sie unter Beiträge – klicken Sie rechts oben auf das Filtersymbol und klicken Sie den Eintrag an.
Es öffnet sich eine Auswahlmaske:
Hier können Sie sich noch spezielle Filter setzen, um die eingegangenen und gebuchten Zahlungen anzeigen zu lassen.
Wichtiger für die Erstellung von Mahnungen sind natürlich die Auswertungen der noch offenen Posten.
Wie erstelle ich eine Liste aller offenen Posten?
Um sich einen Überblick über die offenen Posten zu verschaffen, rufen Sie über Beiträge > Mahnungen > Filtersymbol eine der folgenden Auswertungen auf:
· Offene Posten nach Mitgliedern,
· Offene Posten nach Mitgliedern – mit Zwischensummen sowie
· Liste der offenen Posten – kumuliert
Wenn Sie auf Beiträge > Mahnung gehen, werden Ihnen auf der Übersichtseite alle offenen Posten des aktuellen Buchungsjahres angezeigt.
Diese Ansicht können Sie über die Filterfunktion einschränken. Wenn Sie etwa den Lastschrifteinzug noch nicht verbucht haben, aber nun wissen möchten, wer von Ihren „Überweisern“ den Beitrag noch nicht bezahlt hat, filtern Sie die Anzeige über die Zahlungsart.
Wenn Sie nun eine der o.g. Listen aufrufen, werden alle ausgewerteten – gefilterten – Datensätze in die Liste übernommen. D.h. setzen Sie keinen Filter, wenn Sie alle offenen Posten sehen möchten!
Wie werden Mahnschreiben erstellt und verschickt?
Wie bereits gesagt, werden Ihnen auf der Übersichtseite alle offenen Posten des aktuellen Buchungsjahres angezeigt.
Unter Vorschau Betrag sehen Sie den offenen Betrag;
Anzahl: hier sehen Sie die Anzahl der Datensätze, die angemahnt werden können;
Zahlbar bis: schreiben Sie in dieses Feld das Datum, zu dem Sie nun eine Zahlung erwarten – das Datum wird dann in die Mahnungsvorlage übernommen;
Mahngebühr: sollten Sie eine Mahngebühr erheben wollen, tragen Sie dort den Betrag ein.
Wenn Sie für die selektierten Datensätze ein Mahnschreiben erstellen möchten, nehmen Sie die erforderlichen Einträge vor, setzen Sie ein Häkchen neben dem Eintrag Mitgl.Nr. und drücken Sie dann auf die Schaltfläche Ausführen.
Es wird nun für jeden Datensatz ein Mahnschreiben erzeugt und zum Download bereitgestellt:
Die einzelnen Mahnschreiben können jederzeit unter Mahnung > Anzeigen eingesehen und ggf. noch einmal heruntergeladen, ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden:
Hinweis: Derzeit können die Vorlagen für die Mahnungen noch nicht individuell angepasst werden. Sie können lediglich Ihr Vereinslogo mit einfügen, indem Sie über Mein Verein > Stammdaten oben rechts über den 3-Punkte-Button Ihr Vereinslogo hochladen und dann den Upload mit Klick auf das Speichersymbol oben links speichern.
Mahnschreiben versenden
Postversand: Die Mahnungen können Sie nun alle oder teilweise ausdrucken und per Post verschicken – setzen Sie dafür bei allen Datensätzen oder nur bei einzelnen ein Häkchen in das Kästchen vorne und drücken Sie danach auf das Druckersymbol oben rechts.
Es geht eine Seite aus, mit allen ausgewählten Mahnschreiben, die Sie dann in einem Schwung ausdrucken können.
Klicken Sie dann einmal auf die Schaltfläche Mahnungen als gedruckt markieren. So können Sie gleich in der Übersicht erkennen, welche Mahnungen bereits verschickt wurden und welche nicht.
E-Mail-Versand: Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, alle Mahnschreiben per Mail zu versenden.
Treffen Sie Ihre Auswahl wie beschrieben und drücken dann auf die Schaltfläche Mahnungen per E-Mail versenden.
Es öffnet sich eine Maske, in der nur die Mitglieder im unteren Gitterfeld enthalten sind, für die auch eine E-Mail im Adressdatensatz hinterlegt wurde.
Erstellen Sie ein kleines Anschreiben und drücken Sie dann auf Senden.
Jedes Mitglied erhält nun die Zahlungserinnerung zugestellt.
Können Mahnungen wieder gelöscht werden?
Natürlich können Mahnungen auch wieder gelöscht bzw. storniert werden. Öffnen Sie dazu unter Mahnungen den Punkt Zurücksetzen:
Es werden Ihnen in dieser Übersicht alle Positionen angezeigt, für die Sie bereits eine Mahnung erstellt haben.
War das ein Versehen, dann suchen Sie den Datensatz, indem Sie einen entsprechenden Filter auf den Eintrag Nachname setzen und anschließend auf das Tonnensymbol klicken.