Wie werden Beitragsrechnungen gestellt?

Mit Linear Online Vereinsverwaltung können auch Beitragsrechnungen gestellt und an die Mitglieder des Vereins geschickt werden.

Die Voraussetzungen

Um Beitragsrechnungen zu erstellen, müssen die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

1.     Verträge „auf Rechnung“ setzen: Im zugewiesenen Vertrag beim Mitglied unter dem Abschnitt Beiträge -> Verträge wurde bei „auf Rechnung“ JA eingetragen:

Sie können diese Einstellung entweder bei jedem Mitglied einzeln setzen oder über die Funktion Beitragszuweisung unter Mein Verein -> Stammdaten -> Beitragsabrechnung.
Diese Vorgehensweise funktioniert allerdings nur bei der Zuweisung einer neuen Beitragsart.

Fallbeispiel: Ihr Verein beschließt eine Sonderumlage nach Alter. Diese Beitragsart soll allen Mitgliedern auf einmal zugewiesen werden und für diese Beitragsart sollen auch alle Mitglieder eine Rechnung erhalten. 
Nach der Anlage der Beitragsart unter Mein Verein -> Stammdaten > Beitragsabrechnung -> Beitragsarten, rufen Sie die Funktion „Beitragszuweisung“ auf und wählen Sie dort die neue Beitragsart über das Dropdown aus:

Setzen Sie auf dieser Maske ein Häkchen bei „auf Rechnung“ und anschließend ein Häkchen links neben der Spalte Mitgl.Nr.

Um diese Beitragsart allen angezeigten und ausgewählten Datensätzen zuzuweisen, klicken Sie auf das Speichersymbol oben links auf der Maske.

2.     Damit eine Beitragsrechnung generiert werden kann, müssen Sie als erstes den Beitrag ins Sollstellen. Das erledigen Sie unter Beiträge -> Sollstellung.

3.     Wenn Sie die Beitragsrechnungen per E-Mail versenden möchten, müssen Sie auch noch Ihre E-Mail-Einstellungen hinterlegt haben. Vgl. hierzu den Beitrag „Wie funktioniert der Versand von Einzel- und Serien-E-Mails?“ ((Link))

Beitragsrechnungen erstellen

Sind diese Voraussetzungen alle erfüllt, sehen Sie nach der Sollstellung die Datensätze, für die Sie eine Beitragsrechnung erzeugen können unter Beiträge -> Rechnungen.

Setzen Sie ggf. einen Filter auf die Beitragsart und auch auf die Zahlungsart, wenn Sie etwa Rechnungen nur an die Mitglieder schicken möchten, die ihren Beitrag überweisen.

Oben in der Maske wird Ihnen der Betrag und die Anzahl der Rechnungen angezeigt, die Sie an der Stelle generieren. Im Feld „Rechnungsdatum“ steht das Tagesdatum, das Sie selbstverständlich verändern können, und im Feld „Fälligkeitsdatum“ hinterlegen Sie, bis wann Sie den Zahlungseingang der Rechnung erwarten.

Um die Rechnungen dann auszuführen, setzen Sie noch ein Häkchen links neben dem Spalteneintrag Mitgl.Nr., um alle angezeigten Datensätze auszuwählen und drücken Sie dann auf die Schaltfläche Ausführen.

Rechnungen anzeigen und zurücksetzen

Nachdem Sie auf Ausführen geklickt haben, können Sie alle Rechnungen, die Sie mit Linear Online Vereinsverwaltung erstellt haben, über Klick auf die Schaltfläche Anzeigen einsehen und ausgeben.

Um Beitragsrechnungen zurückzusetzen also zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der alle Rechnungen gelistet sind:

Über die Filterfunktion können Sie jetzt wieder die Datensätze raussuchen, bei denen eine Rechnung ggf. wieder gelöscht werden muss. Klicken Sie dann einfach auf das Tonnensymbol und die Rechnung wird storniert! Dazu wird eine Stornorechnung erstellt.

Beitragsrechnungen ausdrucken und versenden

Um Beitragsrechnungen auszugeben und per Post zu verschicken, gehen Sie unter Beiträge -> Rechnungen auf Anzeigen. Setzen Sie bei allen Beitragsrechnungen, die Sie drucken möchten ein Häkchen (oben links = alle markieren) und klicken Sie oben rechts auf das Listensymbol und dann auf „Rechnungen drucken“.

Die Beitragsrechnungen werden erzeugt und können dann ausgedruckt und versendet werden.

Nachdem Sie alle Beitragsrechnungen ausgedruckt haben, klicken Sie einmal auf die Schaltfläche „Rechnungen als gedruckt markieren“.

Hinweis: In Linear Online Vereinsverwaltung sind 2 Vorlagen für Beitragsrechnungen enthalten. Zum einen für die Mitglieder, die ihre Beiträge überweisen und für die, die am Sepa-Lastschriftverfahren teilnehmen. Das Programm verwendet automatisch die passende Vorlage beim Erstellen der Rechnung. Sie müssen also keine getrennten Auswertungen für Beitragsrechnungen für Überweiser und Lastschriftzahler vornehmen.

Zum jetzigen Zeitpunkt lassen sich die Vorlagen noch nicht individuell anpassen – Sie haben lediglich die Möglichkeit, über Mein Verein > Stammdaten Ihr Vereinslogo zu hinterlegen.

Klicken Sie dafür oben rechts auf den 3-Punkte-Button und laden Sie Ihr Vereinslogo hoch und speichern Sie den Upload mit Klick auf das Speichersymbol oben links.

Beitragsrechnungen per Mail versenden

Wenn Sie Ihre E-Mail-Einstellungen unter Mein Verein > Stammdaten > E-Mail-Einstellungen hinterlegt haben, dann können Sie die Beitragsrechnungen auch per Mail versenden.

Markieren Sie in dem Fall unter Rechnungen -> Anzeigen die Rechnungen, die Sie per Mail versenden möchten und klicken Sie dann auf die Schaltfläche  Rechnungen per E-Mail versenden und es öffnet sich das folgende Fenster:

Füllen Sie die Betreffzeile aus und schreiben Sie einen Begleittext. Anschließend drücken Sie auf Senden. Jedes Mitglied erhält dann die Beitragsrechnung als Anlage. Selbstverständlich werden die Mailadressen bcc gesetzt!

Protokoll der Beitragsrechnungen

Um auszuwerten, welche Mitglieder eine Beitragsrechnung erhalten haben, öffnen Sie den Menüpunkt Beiträge > Rechnungen und drücken entweder oben rechts auf das Druckersymbol oder Sie gehen über das Listensymbol auf den Punkt Protokoll der „Beitragsrechnungen“