Wie werden Beiträge per Lastschrift eingezogen?
Die Voraussetzungen
Damit der Lastschrifteinzug mit Linear Online Vereinsverwaltung fehlerfrei ausgeführt werden kann, müssen ein paar wenige Voraussetzungen erfüllt sein.
Grundeinstellungen unter Stammdaten
1. Sie haben über Mein Verein > Erste Schritte oder Stammdaten > Beitragsabrechnung > Sepa-Einrichtung und Bankverbindung die Bankverbindung Ihres Vereins sowie die Gläubiger-ID eingetragen.
2. Sie haben mit der Einrichtung der Linear Online Vereinsverwaltung über Mein Verein > Erste Schritte einen Kontenrahmen gewählt und damit das Buchführungsmodul aktiviert.
3. Sie haben Ihre Bankverbindung mit dem Fibu-Konto 945 verknüpft. Das erledigen Sie über Mein Verein > Stammdaten > Beitragsabrechnung > Bankverbindungen. Klicken Sie den 3-Punkte-Button unter Fibu-Konto an und wählen Sie das Geldkonto 945 aus:
Darüber hinaus müssen Sie in Linear Online die Beitragsarten angelegt haben. Vgl. hierzu den Beitrag Wie werden Beitragsarten angelegt? und diese den Mitgliedern zugewiesen haben. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, erläutert der Beitrag Wie werden Beitragsarten den Mitgliedern zugeordnet?
Bankverbindung und Lastschriftmandat
Und zu guter Letzt muss bei jedem Teilnehmer am Lastschrifteinzugsverfahren eine gültige Bankverbindung sowie ein gültiges Sepa-Mandat hinterlegt sein. Wahrscheinlich haben Sie diese Einträge bereits über den Datenimport übernommen. Um diese Einträge vorzunehmen, öffnen Sie einen Mitgliederdatensatz und öffnen den Abschnitt Beiträge. Wählen Sie die Zahlungsart Lastschrift und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bank & Sepa.
Tragen Sie die IBAN ein und speichern Sie den Eintrag – der BIC sowie die Bankbezeichnung werden automatisch ergänzt.
Füllen Sie das Feld Kontoinhaber aus. Hier tragen Sie immer den Namen des Beitragszahlers ein, der gleichzeitig Kontoinhaber ist. D.h. bei minderjährigen oder sonstigen Mitgliedern mit einem abweichenden Zahler, wird einfach die Bankverbindung des Zahlers sowie dessen Name im Feld Kontoinhaber eingetragen.
Um ein Sepa-Mandat anzulegen, wechseln Sie auf die Mandatsverwaltung. Es öffnet sich die folgende Maske:
Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um ein neues Sepa-Mandat anzulegen:
Die Felder werden automatisch ausgefüllt. Sie können ggf. die Mandatsnummer nach eigenen Wünschen abändern. Drücken Sie auf das Speichersymbol. Damit wird das Sepa-Mandat festgeschrieben und in der Mandatsverwaltung angezeigt. Das erstellte Sepa-Mandat kann nunmehr nur noch gelöscht bzw. auf inaktiv gesetzt werden.
Sollstellungen ausführen
Nachdem Sie alle Voraussetzungen erledigt und überprüft haben, können Sie mit dem Lastschrifteinzug beginnen, indem Sie als erstes eine Sollstellung ausführen. Vgl.. hierzu den Beitrag Wie werden Sollstellungen erzeugt?
Diese Funktion finden Sie unter Beiträge > Sollstellungen.
Lastschrifteinzug starten
Nach dem Sollstellungslauf wechseln Sie auf den Punkt Lastschrift. Es öffnet sich eine Übersicht, in der alle Datensätze gelistet sind, die in eine Sepa-Lastschrift übertragen werden können – das sind also alle Sollstellungen für Mitglieder, bei denen die Zahlungsart Lastschrift hinterlegt wurde. Sollstellungen/offene Posten für Überweiser werden hier nicht ausgewertet.
Im Feld Vorschau Betrag wird der Gesamtbetrag anzeigt, der eingezogen werden kann.
Das Feld Anzahl zeigt die Anzahl der enthaltenen Datensätze.
Mehrfachpositionen mit identischer IBAN zusammenfassen: das dort gesetzte Häkchen bewirkt, dass einzelne Beträge, die beim selben Kontoinhaber eingezogen werden sollen, nicht einzeln sondern in einem Gesamtbetrag abgebucht werden.
Lastschrifteinträge auf Fehler prüfen
Entfernen Sie das Häkchen, werden nicht nur jeder Betrag einzeln abgebucht, sondern Sie können hiermit auch überprüfen, ob alle Datensätze fehlerfrei sind, die Sie in einer Sepa-Sammellastschrift an die Bank übergeben werden soll.
Um die Daten zu prüfen, entfernen Sie das Häkchen, setzen ein Häkchen neben der Spalte Mitgl.Nr., um alle Datensätze auszuwählen und klicken dann auf Ausführen. Fehlerhafte Datensätze werden orange markiert und mit einer Begründung, welche Daten fehlerhaft sind, angezeigt:
Diese Datensätze werden nicht mit in die Sepa-Datei übernommen!
Klicken Sie auf dieser Seite dann auf Abbrechen und kehren auf die Übersichtsseite zurück. Setzen Sie dort wieder das Häkchen bei Mehrfachpositionen mit identischer IBAN zusammenfassen.
Lastschriftpositionen filtern
Wie gesagt, werden in der Übersicht alle Datensätze angezeigt, die für das aktuelle Jahr in einer Lastschriftdatei an die Bank übermittelt werden können.
Über die Filterfunktion können Sie die Einzüge ggf. noch einschränken.
Lastschrifteinzug ausführen
Haben Sie die einzelnen Positionen geprüft und ggf. eingeschränkt, setzen Sie ein Häkchen neben der Spalte Mitgl.Nr., um alle Positionen auszuwählen. Drücken Sie dann auf die Schaltfläche Ausführen.
Es öffnet sich eine neue Seite:
Verwendungszweck: Im Feld neben der Schaltfläche Sepa-Datei erzeugen können Sie den Verwendungszweck setzen, der beim Mitglied auf dem Kontoauszug angezeigt werden soll:
Derzeit können Sie Ihren Vereinsnamen, die Mitgliedsnummer sowie den Mitglieds- und den Beitragsnamen als Verwendungszweck setzen.
Die Anlage von individuellen Verwendungszwecken ist in Vorbereitung.
Bankverbindung: Hier können Sie über das Dropdown auswählen, bei welcher Bank Sie die Sepa-Lastschrift hochladen möchten.
Datumsfeld: Tragen Sie hier ein, zu welchem Datum die Lastschriftdatei von Ihrer Bank ausgeführt werden soll.
Bitte beachten Sie, dass Banken eine Lastschriftdatei mit Ausführungsdatum am Folgetag nur bis ca. 12 Uhr Mittags des Vortages annehmen.
Datensätze einschränken: Über einen Eintrag in diesem Feld bestimmen Sie, wie viele Datensätze in einer Sepa-Dateien enthalten sein sollen. Hintergrund ist hier, dass einige Banken eine Beschränkung bzgl. der Anzahl der Transaktionen haben.
Sepa-Version: hier ist die Voreinstellung 3.4 – mit dieser Einstellung wird eine Sepa-Version im Painformat 008.001.02 erstellt.
In der Sepa-Version 3.7 verwendet Linear Online-Vereinsverwaltung für die Sep-Datei das neue Painformat 008.001.08.
Wenn Sie alle Einstellungen geprüft und Ihre Einträge wie gewünscht vorgenommen haben, markieren Sie noch alle Datensätze über Klick in das Kästchen neben der Spalte Mitgl.Nr. und drücken auf die Schaltfläche Sepa-Datei erzeugen.
Lastschrift übermitteln
Das Programm erzeugt die Sepa-Datei und stellt sie zum Download bereit:
Diese Datei übermitteln Sie dann entweder über ein externes Banking-Modul oder sie laden die Datei direkt im Online-Banking-Portal Ihrer Bank hoch.
Sie können die Sepa-Datei jederzeit noch einmal herunterladen. Sie finden diese unter Lastschrift > Anzeige. Klicken Sie dort einfach auf das Downloadsymbol.
Wie erhält man ein Lastschriftprotokoll?
Um zu prüfen, bei welchen Mitgliedern der Lastschrifteinzug durchgeführt wurde, können Sie sich ein Lastschriftprotokoll anzeigen lassen. Öffnen Sie dazu den Punkt Lastschrift > Anzeigen.
In der Übersicht sehen Sie alle bereits erzeugten Lastschriften des aktuellen Buchungsjahres.
Setzen Sie ein Häkchen bei dem Einzug, zu dem Sie ein Protokoll erhalten möchten. Wenn Sie auf das kleine Pfeilchen links klicken, öffnet sich die Maske und zeigt jede einzelne Transaktion!
Klicken Sie danach rechts oben auf das Listensymbol und wählen sie die Auswertung Protokoll der Lastschriften.
Es öffnet sich die entsprechende Liste, die Sie ausdrucken oder auch als csv-Datei exportieren können.
Linear Online Vereinsverwaltung bietet Ihnen zusätzlich noch die Auswertung Protokoll der XML-Dateien. Klicken Sie dazu auf das Listensymbol und rufen Sie entsprechende Auswertung auf. Sie sehen dort alle XML-Dateien, die Sie mit der Anwendung im Laufe des Buchungsjahres erstellt haben, mit Angabe des Datums, der Zeit, des Datums der Ausführung, des Betrags, Datum des Downloads, Hinweis zur Verbuchung sowie der Bezeichnung der XML-Datei!
Was tun, wenn eine Lastschrift abgelehnt wird?
Sollte die Lastschriftdatei von der Bank abgelehnt werden. Z.B., da der Ausführungstermin überschritten war oder die Datei einen Fehler enthielt, kann man die Sepa-Datei löschen und diese dann nach Korrektur wieder neu erstellen.
Um eine Sepa-Datei zu löschen, rufen Sie unter Lastschrift den Punkt Zurücksetzen auf:
Die Lastschriften, die gelöscht werden können, erkennen Sie an dem Tonnensymbol. Öffnen Sie ggf. die Detailansicht über Klick auf das Pfeilchen ganz links – dann sehen Sie jede Einzelposition. Ist es der fragliche Einzug, klicken Sie auf die Tonne, um die Lastschrift zu löschen.
Nach dem Zurücksetzen finden Sie alle Positionen wieder unter Lastschrift auf der Übersichtsseite.
Wie werden Lastschriften gebucht?
Auch die Verbuchung von Lastschriften ist mit Linear Online Vereinsverwaltung kein Problem.
Wenn Sie die Gutschrift des Lastschrifteinzuges auf Ihrem Vereinskonto vorliegen haben, können Sie den Einzug mit wenigen Klicks buchen. Dabei wird beim Mitglied eine Zahlung angelegt, der offene Posten automatisch ausgeglichen und in der Buchhaltung eine Buchung angelegt. D.h. bei der Buchung der Sepa-Sammellastschrift wird der Gesamtbetrag in die Einzelpositionen gesplittet. Für Sie bedeutet das, dass Sie den Zahlungsausgleich in einem Schwung vornehmen können.
Um die Lastschrift zu buchen, öffnen Sie Beiträge > Lastschrift > Anzeigen:
Auf dieser Übersichtsseite werden alle Lastschrifteinzüge gelistet, die Sie bereits mit dem Programm erzeugt haben.
Um mit der Verbuchung zu beginnen, setzen Sie ein Häkchen bei dem Einzug, für den Sie Buchung ausführen möchten.
Ein Klick auf das > öffnet eine Übersicht, welche Positionen in dem Einzug enthalten sind:
Um den Buchungsvorgang zu starten, klicken auf die Schaltfläche Verbuchen.
Hinweis: Damit Ihnen der Gesamtbetrag der Lastschrift als Einmalposten in Ihrem Bankbuch angezeigt wird, empfehlen wir die Verbuchung des Lastschrifteinzugs auf ein Verrechnungskonto!
Wie wird ein Verrechnungskonto für Lastschriften angelegt?
Um die Verbuchung des Sepa-Lastschrifteinzugs auf ein Verrechnungskonto vorzunehmen, müssen Sie dieses erst einmal anlegen bzw. das bestehende Konto 880 etwas anpassen.
Gehen Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten.
Drücken Sie auf das Pluszeichen und legen Sie ein neues Konto für die Verrechnung der Lastschriften an und wählen Sie unter Geldkonto den Eintrag Bank:
Speichern Sie den neuen Eintrag mit Klick auf das Speichersymbol. Damit sind die Voraussetzungen für die Übernahme der Lastschrift auf ein Verrechnungskonto abgeschlossen.
Wenn Sie nun die Verbuchung der Lastschrift über Lastschrift -> Anzeigen starten, klicken Sie für die Verbuchung den Einzug an, der verbucht werden soll und anschließend auf die Schaltfläche „Verbuchen“.
Es öffnet sich die folgende Maske:
Sie sehen die Bezeichnung der XML-Datei, den Betrag sowie das Belegdatum und eine Belegnummer.
Unter Bank steht das neu eingerichtete Verrechnungskonto und im Feld Gegenkonto das Default-Sachkonto für Beiträge 2110!
Klicken Sie nunmehr auf die Schaltfläche „Zahlung anlegen“.
Damit wird ….
1. bei den einzelnen Mitgliedern eine Zahlung angelegt,
2. der offene Posten beim Mitglied auf Null gesetzt und
3. eine Buchung erzeugt, die Sie im Modul Vereinsbuchführung unter Buchhaltung einsehen können:
Um den Einzug korrekt in Ihr Bankbuch zu übertragen, führen Sie nunmehr eine Ausgleichsbuchung aus.
In unserem Beispiel wurden 1.610,20 € auf das Verrechnungskonto 880 an 2110 Mitgliedsbeiträge gebucht.
Für die Ausgleichsbuchung wählen Sie unter Bank Ihr Fibukonto „Bank“ aus – das ist in der Regel das Konto 945 und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einnahme erfassen“. Tragen Sie Ihre Belegnummer, das Belegdatum sowie den Betrag – hier 1.610,20 € – ein und als Gegenkonto wählen Sie das Verrechnungskonto 880:
Speichern Sie diese Einträge mit Klick auf das Speichersymbol und schließen Sie die Erfassungsmaske.
Damit ist die Ausgleichsbuchung abgeschlossen.
Wie wird eine Verbuchung rückgängig gemacht?
Sollten Sie bei der Verbuchung des Lastschrifteinzugs einen Fehler gemacht haben, dann können Sie die Verbuchung wieder rückgängig machen.
Gehen Sie dazu unter Beiträge auf Lastschriften -> Anzeigen:
Sie sehen alle erzeugten Lastschriften.
Das Symbol , zeigt an, dass die Lastschrift bereits verbucht wurde.
Über das Tonnensymbol können Sie die Verbuchung der Lastschrift wieder zurücksetzen.
Mit Klick auf die Tonne wird in der Buchhaltung die Lastschriftübernahme wieder gelöscht und beim Mitglied werden die Sollstellungen wieder als offen angezeigt.
Wie werden Rücklastschriften bearbeitet?
Niemand möchte sie – aber leider ist es unvermeidbar! Werden die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift eingezogen, kommt es leider immer wieder zu Rücklastschriften. Auch damit wird Linear Online Vereinsverwaltung spielend fertig.
Voraussetzung: Der Lastschrifteinzug muss bereits verbucht – also mit der entsprechenden Funktion in Linear Online Vereinsverwaltung dem Mitglied zugebucht worden sein. Kommt es dann zu einer Rücklastschrift, so kann diese nunmehr ebenfalls automatisch verbucht werden.
Und so wird es gemacht:
Gehen Sie in Ihrem Vereinsverwaltungsprogramm Linear Online Vereinsverwaltung auf den Punkt Beiträge -> Lastschriften -> Anzeigen und stellen Sie sicher, dass Sie VOR der Bearbeitung einer Rücklastschrift, den Lastschrifteinzug verbucht haben. Dazu markieren Sie den entsprechenden Einzug und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Verbuchen“.
Damit werden die im Lastschrifteinzug enthaltenen Einzelpositionen den Mitgliedern zugebucht. Gleichzeitig wird beim Mitglied eine Zahlung angelegt und der offene Posten beim Mitglied auf Null gesetzt.
Ist die Verbuchung der Lastschrift erfolgt, wird mit Klick auf den Button „Rücklastschriften“ eine Übersicht aller erstellten Lastschriften angezeigt.
Öffnen Sie die Übersichtsanzeige des Einzugs, zu dem Sie eine Rücklastschrift erhalten haben…
…. und setzen Sie einen Filter auf den Namen des Mitglieds oder wählen Sie den Namen einfach über die Übersicht aus:
Es werden Ihnen nun die Position angezeigt, bei der es zu einer Rücklastschrift kam.
Klicken Sie auf den Pfeil links. Sie erhalten folgende Abfrage
Mit Klick auf „JA“ öffnet sich eine neue Maske:
Hier können Sie noch die Rücklastschriftgebühr eintragen. Mit Klick auf „Buchung anlegen“ wird die Rücklastschrift inkl. der Rücklastschriftgebühr automatisch verbucht und in der Buchungsübersicht angezeigt:
Beim Mitglied wird mit der Buchung die Zahlung des Beitrags wieder auf offen gesetzt und unter Zahlungen in der Spalte Soll angezeigt.