Wie werden Spenderdaten erfasst?
Viele Vereine könnten ohne regelmäßige Spenden ihre Arbeit nicht erfolgreich ausführen. Mit Linear Online Vereinsverwaltung können sowohl Spenden von Mitgliedern als auch von Personen und Einrichtungen verwaltet, gebucht und bestätigt werden.
Um die Daten eines Spenders zu erfassen, der kein Mitglied ist, gehen Sie vor, wie im Abschnitt Erfassung Adressdaten von Nichtmitgliedern beschrieben.
Die Erfassung der Spenderdaten ist Voraussetzung für die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung! Außerdem muss der Zahlungseingang gebucht und die Buchung mit dem Adressdatensatz des Spenders verknüpft werden.
Wie können die Vorlagen für Zuwendungsbestätigungen angelegt werden?
Assistent zur Anlage der Zuwendungsbescheinigungen
In Linear Online Vereinsverwaltung steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung, über den Sie die notwendigen Angaben für die Zuwendungsbestätigungen eintragen sowie eine elektronische Unterschrift hinterlegen können.
Und so wird es gemacht:
Öffnen Sie über Mein Verein -> Stammdaten -> Vorlagen den Assistenten.
Befüllen Sie die Bereiche
· Stammdaten
· Steuerangaben
· Gemeinnützigkeit und
· Begünstigte Zwecke
mit Ihren Angaben. Im letzten Schritt erhalten Sie die entsprechenden Vorlagen für
· Geldzuwendungen (Einzelspenden und Einzelspenden für Aufwendungsersatz),
· Sachspenden und
· Sammelspenden.
Zur Kontrolle erstellen Sie eine Vorschau und fügen zum Schluss noch Ihre elektronische Unterschrift ein.
Haben Sie den Assistenten bis zum Ende ausgefüllt, können Sie alle gebuchten Spenden auswerten, in eine Zuwendungsbestätigung überführen und per Serien-E-Mail an die Spender Ihres Vereins versenden oder wie gehabt ausdrucken und per Post verschicken.
Wie werden Zuwendungsbestätigungen ausgewertet und versandt?
Um Zuwendungsbestätigungen zu erstellen, müssen Sie folgende Vorarbeiten über Ihre Vereinssoftware erledigt haben:
1. Die Vorlagen wurden über den Assistenten unter Mein Verein -> Stammdaten -> Vorlagen erstellt.
2. Die Zuwendungen wurden im Modul Vereinsbuchführung über Buchhaltung -> Einnahmen erfassen bzw. über die Kontoumsätze gebucht.
3. Die Buchungen wurden abgeschlossen.
Für die Anzeige und Erstellung der Zuwendungsbestätigungen, gehen Sie auf Mitglieder
-> Mitgliederübersicht und klicken Sie auf das Icon:
Zuwendungen selektieren
Es öffnet sich die Auswahlmaske, auf der Sie alle Zuwendungen, die Sie bereits gebucht und abgeschlossen haben, sehen:
In den Feldern Zeitraum von – Zeitraum bis hinterlegen Sie den Zeitraum, über den Sie die Zuwendungsbestätigungen erstellen möchten.
Bei Einzel-/Mehrfachspende wählen Sie, ob Sie Einzel- oder Sammelzuwendungen erstellen möchten.
Achtung!
Hat ein Mitglied mehrfach gespendet, wird es in der Ansicht nicht unter Einzelspenden, sondern nur bei Auswahl Mehrfachspende angezeigt.
Unter Spendenart können Sie bei Einzelspenden noch auswählen, ob
· Geldzuwendungen,
· Verzicht auf Aufwendungsersatz oder
· Sachspenden
bestätigt werden sollen.
Haben Sie Zuwendungen – z. B. für unterschiedliche Projekte – in der Vereinsbuchhaltung auf unterschiedliche Sachkonten gebucht, können Sie unter Spendenkonto noch weiter selektieren.
Beispiel: Alle Zuwendungen für die Jugendarbeit wurden nicht auf das Sachkonto 3220, sondern auf das eigens dafür hinterlegte Konto 3225 gebucht. Um nur die Zuwendungen für die Jugendarbeit auszuwerten, tragen Sie im Feld Spendenkonto nicht das Konto 3220 sondern 3225 ein. Dann werden nur Zuwendungen ausgewertet, die Sie auf das Konto 3225 gebucht haben.
Des Weiteren können Sie über die Filtersymbole neben den Spaltenbezeichnungen die Ansicht noch weiter filtern und einschränken:
Lassen Sie sich z. B. nur Datensätze mit E-Mail-Adresse anzeigen, indem Sie als Filter bei E-Mail Filter = nicht leer wählen.
Je nachdem welche Selektion Sie getroffen haben, sehen Sie das Ergebnis im unteren Gitterfeld.
Zuwendungen erstellen
Setzen Sie ein Häkchen bei allen Datensätzen, für die eine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.
Über die Schaltfläche Anzeigen erhalten Sie nun eine Übersicht aller bereits erstellten Zuwendungen. Auch hier können Sie die Ansicht noch weiter einschränken, indem Sie entsprechende Filter setzen:
Sie können nun die Zuwendungen über den Downloadpfeil herunterladen, ausdrucken und versenden, bzw. über die Schaltfläche Zuwendungen per E-Mail versenden eine Sammel-E-Mail anstoßen, über die Sie dann alle Zuwendungen über die Serien-E-Mail-Funktion Ihrer Vereinsverwaltungssoftware verschicken.
Sollten Sie es vorziehen, Ihre Zuwendungsbestätigungen per Post zu versenden, markieren Sie alle erstellten Zuwendungen und klicken dann auf die Schaltfläche Zuwendungen gesammelt herunterladen. In dem Fall werden alle Zuwendungen auf einmal heruntergeladen, die Sie dann ausdrucken und verschicken können.
Zuwendungen stornieren
Sollten Sie feststellen, dass Ihnen bei der Erstellung der Zuwendungen ein Fehler unterlaufen ist, dann können Sie die Zuwendungen auch wieder stornieren.
Klicken Sie dazu in der Maske auf die Schaltfläche Zurücksetzen.
Mit Klick auf die „Tonne“ wird die erstellte Zuwendungsbestätigung wieder gelöscht und kann erneut erzeugt werden.
Liste der Zuwendungen erstellen
Um mit Ihrer Vereinssoftware eine Liste der Zuwendungen zu erhalten, gehen Sie in den Bereich Beiträge auf das Listensymbol oben rechts und rufen das Protokoll der Zahlungen/Zuwendungen auf. Setzen Sie einen Filter auf Spenden, indem Sie einen Klick neben den Eintrag Spenden setzen.
Mit Klick auf OK wird eine Spendenliste generiert.