Wie werden Einnahmen und Ausgaben verbucht?

Um mit dem Buchen zu beginnen, öffnen Sie die Buchhaltung mit Klick auf den Menüpunkt Buchhaltung.

Es öffnet sich die Buchungsmaske:

 

 

Wählen Sie als erstes aus, ob Sie eine Bank- oder eine Kassenbewegung buchen möchten. Klicken Sie dafür oben auf der Maske entweder auf den Eintrag „Bank“ oder auf „Kasse“.

Danach können Sie über das Dropdown das gewünschte Geldkonto auswählen und das Belegdatum eintragen, wann der Geschäftsvorfall unter Ihren Bankumsätzen erschienen ist.

Geben Sie in das Feld Belegnummer die korrekte Belegnummer (vom Bankauszug) ein und drücken Sie die Enter-Taste (Eingabetaste).

Im Feld Buchungstext erfassen Sie den Buchungstext und wählen im nächsten Schritt unter Gegenkonto das Sachkonto aus, auf das der Geschäftsvorfall – also die Einnahme oder die Ausgabe – verbucht werden soll.

Um das Konto auszuwählen, tragen Sie entweder die Nummer ein – so bekannt – oder tippen Sie in das Feld die Bezeichnung. In jedem Fall öffnet sich die Auswahlmaske:

 

Wählen Sie das gewünschte Konto aus, in dem Sie es einfach anklicken. Ihre Auswahl wird in die Buchungsmaske übertragen.

Im Feld E/A wird angezeigt, ob es sich bei dem gewählten Sachkonto im ein Ertrags- oder um ein Aufwandskonto handelt.

Mit der Enter- oder auch mit der Tab-Taste gelangen Sie in das Feld Betrag. Soll der Vorgang noch einer Kostenstelle zugebucht werden, wählen Sie diese über das entsprechende Dropdown beim Feld Kostenstelle. Diese müssen Sie natürlich im Vorfeld angelegt haben. Wie das geht, lesen Sie im Abschnitt Vereinsbuchführung – Einrichtung.

 

 

Haben Sie die Buchungszeile ausgefüllt, klicken Sie auf den Button Speichern. Damit wird die Buchung im untern Gitterfeld im so genannten Buchungsstapel abgelegt.

 

Wie werden Mitgliedsbeiträge gebucht?

Überweist ein Mitglied seinen Beitrag oder zahlt er ihn bar, dann müssen Sie den Zahlungseingang manuell verbuchen.

Gehen Sie vor, wie im Abschnitt „Wie werden Einnahmen und Ausgaben verbucht?“ mit dem Zusatz, dass Sie als Gegenkonto das Beitragskonto – das ist in der Regel die 2110 – eintragen und im Feld Mitgl./Spender noch den Namen des Mitglieds auswählen. Tippen Sie dazu einfach die Anfangsbuchstaben ein und Ihnen wird das Mitglied zur Auswahl angezeigt:

 

 

Nach der Auswahl des Mitgliedsnamens, gehen Sie auf das Dropdownpfeilchen im Feld Sollstellung und wählen Sie dort den offenen Posten aus, den Sie mit der Buchung ausgleichen möchten:

 

 

Im Anschluss daran ist die Buchungsmaske korrekt befüllt und Sie müssen die Buchung nur noch mit Klick auf den Button Speichern in den Buchungsstapel übernehmen.

 

 

Mit der Buchung der Beitragszahlung wird beim Mitglied im Mitgliederdatensatz im Abschnitt Beiträge eine Zahlung angelegt:

 

 

Wie werden Buchungen gesplittet – auf verschiedene Gegenkonten verbucht?

Soll eine Einnahme bzw. eine Ausgabe auf mehrere Gegenkonten verteilt werden, müssen so genannte Splittbuchungen vorgenommen werden.

Ein Klick auf das Symbol direkt neben dem Feld Betrag öffnet die Splittbuchungsmaske, über die Sie einen Betrag in Teilbeträgen auf bis zu drei unterschiedliche Sachkonten verbuchen können.

 

Wie werden Spenden gebucht?

 

Um Spenden richtig zu verbuchen und Zuwendungsbestätigungen auszustellen, müssen Sie sicherstellen, dass das Spendenkonto bzw. die Spendenkonten richtig angelegt wurden.

Prüfen Sie das unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten. D.h. das Sachkonto für „Spenden“ – hier die 3220 – muss den Eintrag Ja in dem Feld Spendenkonto tragen:

Nutzen Sie einen unserer hinterlegten Kontenpläne, ist das bereits eingetragen!

Um eine Spende zu verbuchen, öffnen Sie die Buchungsmaske und nehmen alle Einträge vor wie oben beschrieben. Um die Zuwendung dem Spender zuzuordnen, wählen Sie im Feld Mitgl./Spender noch den Namen des Spenders aus und speichern Sie dann die Buchung mit Klick auf den Button Speichern.

 

HINWEIS!

Damit die Zuwendung mit dem Spender verknüpft und eine Zuwendungsbestätigung erstellt werden kann, muss die Adresse in der Mitgliederverwaltung angelegt sein!

 

Wenn Sie zudem mit Kostenstellen buchen, können Sie außerdem beim Verbuchen der Spende gleich festlegen, welcher Abteilung oder welchem Projekt die Spende zugutekommen soll, indem Sie die entsprechende Kostenstelle in der Buchungsmaske angeben.

 

Beiträge als Spende

Bestimmte Vereine dürfen die Mitgliedsbeiträge auch als Spende quittieren. Diese Vereine müssen im Kontenplan beim Sachkonto für Beiträge – 2110 – im Feld Spendenkonto „Ja“ wählen.

Dann werden die Beitragszahlungen auch als Spende ausgewiesen und es kann eine Zuwendungsbestätigung über die Beitragszahlung beim Mitglied ausgegeben werden. Gehen Sie dazu in den Datensatz eines Mitglieds und dort in den Abschnitt Beiträge auf Spenden.

Wie wird mit Kostenstelle gebucht?

 

Voraussetzung für die Buchhaltung mit Kostenstellen ist, dass Sie unter Mein Verein à Stammdaten auf der Maske Buchführung unter Kostenstellen den Eintrag „Ja“ gewählt haben und über Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen für das entsprechende Buchungsjahr Kostenstellen angelegt habe.

 

Sind diese Vorarbeiten erledigt, dann können Sie bei Buchungen von Einnahmen bzw. von Ausgaben, diesen noch die entsprechende Kostenstelle zuweisen, indem Sie in der Buchungsmaske im Feld KoSt  die gewünschte Kostenstelle auswählen.