Wie werden Einnahmen und Ausgaben verbucht?

Um mit dem Buchen zu beginnen, öffnen Sie die Buchhaltung mit Klick auf den Menüpunkt Buchhaltung.

Es öffnet sich die Übersichtsmaske:

Wählen Sie als erstes aus, ob Sie eine Bank- oder eine Kassenbewegung buchen möchten. Klicken Sie dafür oben auf der Maske entweder auf den Eintrag „Bank“ oder auf „Kasse“.

Danach können Sie über das Dropdown das gewünschte Geldkonto – z.B. Fibu-Konto 945, wenn Sie Zahlungsein- und -ausgänge verbuchen möchten, die über Ihr Girokonto gelaufen sind.

Einnahmen erfassen und buchen

Wenn Sie eine Einnahme verbuchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einnahme erfassen“. Es öffnet sich die Erfassungsmaske:

Die Belegnummer wird automatisch hochgezählt. Tragen Sie zudem das Belegdatum und den Betrag ein, den Sie verbuchen möchten. Ihre Eingaben bestätigen Sie mit der Enter- oder auch mit der Tab-Taste. Über die Tab-Taste werden die weiteren Felder angesteuert.

HINWEIS!

Entfernen Sie das Häkchen bei „Mitgliedsbeitrag/Spende“, werden die Felder für die Eingabe des Mitglieder- bzw. Spendernamens sowie das Feld zur Auswahl des offenen Beitragspostens ausgeblendet. Vgl. den Abschnitt „Wie werden Mitgliedsbeiträge gebucht?“

Im Feld Buchungstext/Beschreibung erfassen Sie den Buchungstext und wählen im nächsten Schritt unter Gegenkonto/Kategorisierung das Sachkonto aus, auf das die Einnahme verbucht werden soll.

Um das Konto auszuwählen, tragen Sie entweder die Nummer ein – so bekannt – oder tippen Sie in das Feld die Bezeichnung. In jedem Fall öffnet sich die Auswahlmaske zur Auswahl des passenden Gegenkontos.

Wählen Sie das gewünschte Konto aus, in dem Sie es einfach anklicken. Ihre Auswahl wird in die Buchungsmaske übertragen.

Soll die Einnahme noch einer Kostenstelle zugebucht werden, wählen Sie diese über das entsprechende Dropdown beim Feld Kostenstelle. Diese müssen Sie natürlich im Vorfeld angelegt haben.

Wie das geht, lesen Sie im Abschnitt Vereinsbuchführung – Einrichtung.

Haben Sie die Buchungszeile ausgefüllt, klicken Sie auf das Symbol Speichern. Damit wird die Buchung die Buchungsübersicht übernommen.

Die Erfassungsmaske bleibt für Verbuchung weiterer Einnahmen geöffnet. Sind alle Einnahmen gebucht, schließen Sie die Maske mit Klick auf den Button Schließen.

Wie werden Mitgliedsbeiträge gebucht?

Überweist ein Mitglied seinen Beitrag oder zahlt er ihn bar, dann müssen Sie den Zahlungseingang manuell verbuchen.

Klicken Sie auf der Übersichtsmaske auf den Button Einnahme erfassen. Tragen Sie als Belegdatum den Tag des Zahlungserhaltes ein sowie den Betrag. Das Häkchen bei Mitgliedsbeitrag/Spende ist als Voreinstellung gesetzt und damit sind die Felder „Mitglied/Spender“ und „Offener Posten für Zahlungsausgleich“ sichtbar:

Wählen Sie das Mitglied aus, welches seinen Beitrag bezahlt hat, indem Sie entweder die Mitgliedsnummer eintippen oder den Namen eintragen – es öffnet sich dann eine entsprechende Auswahlmaske:

Klicken Sie auf das Dropdown-Pfeilchen im Feld „Offener Posten für Zahlungsausgleich“ – es werden Ihnen die offenen Posten des Mitglieds angezeigt.

((Buchen_Mitgliedsbeitrag_OPauswahl.png))

Um den offenen Posten in die Eingabemaske zu übernehmen, klicken Sie diesen einfach an.

Die weiteren Felder Buchungstext/Beschreibung und das Feld Gegenkonto/Kategorisierung werden automatisch befüllt.

 Damit ist die Buchung vollständig. Sie müssen nur noch auf das Speicher-Symbol klicken und die Buchung wird in die Buchungsübersicht übernommen

Mit der Buchung der Beitragszahlung wird beim Mitglied im Mitgliederdatensatz im Abschnitt Beiträge eine Zahlung angelegt:

Ausgaben erfassen und buchen

Soll eine Ausgabe verbucht werden, dann gehen Sie genauso vor, wie unter „Einnahmen erfassen und buchen“ beschrieben.

Wie werden Buchungen gesplittet – auf verschiedene Gegenkonten verbucht?

Soll eine Einnahme bzw. eine Ausgabe auf mehrere Gegenkonten verteilt werden, müssen so genannte Splittbuchungen vorgenommen werden.

Ein Klick auf das Symbol unter dem Eintrag „Betrag aufteilen“ öffnet die Splittbuchungsmaske, über die Sie einen Betrag in Teilbeträgen auf bis zu drei unterschiedliche Sachkonten verbuchen können.

Wie werden Spenden gebucht?

Um Spenden richtig zu verbuchen und Zuwendungsbestätigungen auszustellen, müssen Sie sicherstellen, dass das Spendenkonto bzw. die Spendenkonten richtig angelegt wurden.

Prüfen Sie das unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten. D.h. das Sachkonto für „Spenden“ – hier die 3220 – muss den Eintrag Ja in dem Feld Spendenkonto tragen:

Nutzen Sie einen unserer hinterlegten Kontenpläne, ist das bereits eingetragen!

Um eine Spende zu verbuchen, öffnen Sie die Buchungsmaske und  wählen die Option „Einnahmen erfassen“. Tragen Sie das Datum ein, zudem Sie die Zuwendung erhalten haben, den Betrag und wählen Sie im Feld Mitgl./Spender noch den Namen des Spenders aus und speichern Sie dann die Buchung mit Klick auf den Symbol Speichern.

HINWEIS!

Damit die Zuwendung mit dem Spender verknüpft und eine Zuwendungsbestätigung erstellt werden kann, muss die Adresse in der Mitgliederverwaltung angelegt sein!

Wenn Sie zudem mit Kostenstellen buchen, können Sie außerdem beim Verbuchen der Spende gleich festlegen, welcher Abteilung oder welchem Projekt die Spende zugutekommen soll, indem Sie die entsprechende Kostenstelle in der Buchungsmaske angeben.

Beiträge als Spende

Bestimmte Vereine dürfen die Mitgliedsbeiträge auch als Spende quittieren. Diese Vereine müssen im Kontenplan beim Sachkonto für Beiträge – 2110 – im Feld Spendenkonto „Ja“ wählen.

Dann werden die Beitragszahlungen auch als Spende ausgewiesen und es kann eine Zuwendungsbestätigung über die Beitragszahlung beim Mitglied ausgegeben werden. Gehen Sie dazu in den Datensatz eines Mitglieds und dort in den Abschnitt Beiträge auf Spenden.

Wie wird mit Kostenstellen gebucht?

Voraussetzung für die Buchhaltung mit Kostenstellen ist, dass Sie unter Mein Verein à Stammdaten auf der Maske Buchführung unter Kostenstellen den Eintrag „Ja“ gewählt haben und über Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen für das entsprechende Buchungsjahr Kostenstellen angelegt habe.

Sind diese Vorarbeiten erledigt, dann können Sie bei Buchungen von Einnahmen bzw. von Ausgaben, diesen noch die entsprechende Kostenstelle zuweisen, indem Sie in der Buchungsmaske im Feld KoSt  die gewünschte Kostenstelle auswählen.

Wie werden Buchungsvorlagen angelegt?

Um die Buchungen noch komfortabler und schneller zu gestalten, können Sie nunmehr auch für die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben Buchungsvorlagen erstellen.

Diese neue Funktion finden Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchungsvorlage“ und es öffnet sich das folgende Fenster:

Mit Klick auf das Pluszeichen können Sie Ihre Buchungsvorlagen erfassen und mit Klick auf das Speichersymbol abspeichern:

Wenn Sie nun die Erfassungsmaske Ihrer Einnahmen bzw. Ausgaben öffnen, können Sie die Vorlage auswählen und die Einträge werden automatisch ergänzt:

Wie werden Beträge mit Steueranteil gebucht?

Mit Linear Online Vereinsverwaltung ist außerdem eine automatische Steuerbuchung möglich. Das heißt konkret: Wenn Sie eine Ausgabe oder eine Einnahme buchen müssen, die einen Steueranteil enthält, können Sie ganz einfach den Bruttobetrag – also den Gesamtbetrag z. B. einer Rechnung in das Feld Betrag eingeben und der Steueranteil wird automatisch auf ein sogenanntes Steuer-Sammelkonto gebucht.

Ist die Buchung dann abgeschlossen, wird Ihnen die Splittbuchung in der Buchungsübersicht angezeigt:

Die Steuerkonten hinterlegen Sie unter Mein Verein ->Stammdaten -> Buchführung, indem Sie bei Steuerbuchungen JA einstellen und auf die Schaltfläche „Steuersätze“ klicken.

Es öffnet sich das folgende Fenster:

Hier sehen Sie die bereits hinterlegten Steuersammelkonten – sollten diese bei Ihnen noch nicht eingetragen sein, klicken Sie auf das Pluszeichen und tragen Sie die Kontenklasse ein, wählen den Steuersatz aus und wählen dann über den jeweiligen Drei-Punkte-Button noch das passende Steuersammelkonto aus. Die Steuersammelkonten sind bereits im Kontenplan hinterlegt.

Wie werden Buchungsbelege erfasst und archiviert?

Mit Linear Online Vereinsverwaltung können Sie zu Ihren Buchungen auch Belege hochladen und in der Belegverwaltung revisionssicher archivieren! Alle Belege werden zusätzlich zu Ihrer Datenbank in einem deutschen, zertifizierten Rechenzentrum abgelegt.

Um einen Beleg mit zur Buchung abzulegen, legen Sie den Beleg erst einmal auf Ihrem Rechner ab und laden diesen dann mit der Buchung der Ausgabe hoch, indem Sie den Beleg mit Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen oder über den Link auswählen und hochladen:

Speichern Sie Ihre Ausgabenbuchung. Dabei wird der Beleg dann automatisch in die Belegverwaltung übernommen.

Die Belegverwaltung öffnen Sie ganz einfach über Klick auf die Schaltfläche „Belegverwaltung“ unter Buchhaltung:

Über den Drei-Punkte-Button rechts können Sie den Beleg jederzeit aufrufen und ansehen.

Um nach Eingabe zahlreicher Belege den Überblick zu behalten, bzw. wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Beleg sind, können Sie die Einträge über das Filtersymbol in den einzelnen Spalten entsprechend selektieren.

Der Beleg wird zudem in der Buchungsübersicht über die Belegnummer verlinkt und kann mit Doppelklick geöffnet werden: