Vereinsbuchführung - Wichtige Antworten
Was sind Aufwands- und Ertragskonten?
Unter Aufwandskonten versteht man alle Sachkonten, die zur Erfassung und Verrechnung der Ausgaben dienen. Dabei wird unterschieden in Konten des betrieblichen und des außerbetrieblichen Aufwands.
Ertragskonten dienen zur Erfassung und Verrechnung der Einnahmen. Ertragskonten sind Unterkonten, auf denen eine Mehrung des Vereinsvermögens gebucht wird, d. h. Ertrag wird im Haben gebucht. Wie bei den Aufwandskonten wird unterschieden in Konten des betrieblichen Ertrags und des außerbetrieblichen Ertrags.
Was versteht man unter einem Gegenkonto?
Bei einer Buchung wird der Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten genannt. Dabei wird immer das erste Konto belastet (Soll) und das zweite als Gegenkonto (Haben) angesprochen (z. B. Kasse an Warenverkauf). Das Prinzip Soll an Haben bleibt bei jeder Buchung, gleich wie viele Konten der Buchungssatz anspricht.
Das Gegenkonto dient auch dazu den Geschäftsvorfall zu kategorisieren. D.h. über das Gegenkonto wird deutlich, in welchen Tätigkeitsbereich des Vereins eine Einnahme oder eine Ausgabe fallen. Für eine ordnungsgemäße Vereinsbuchführung ist es Pflicht, kenntlich zu machen, welche Einnahmen und Ausgaben in welchen der vier Tätigkeitsbereiche des Vereins (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) angefallen sind.
Was ist ein Geschäftsvorfall?
Unter einem Geschäftsvorfall versteht man jeglichen Transfer von Vermögenswerten innerhalb des Vereins oder seines wirtschaftlichen Umfelds. In der Buchhaltung sind sämtliche Geschäftsvorfälle zu erfassen, teilweise mit Auswirkungen auf mehrere Vermögenspositionen.
Beispiele für Geschäftsvorfälle:
- Ticketverkauf an der Kasse (Erhöhung des Kassenbestands, der Umsatzerlöse und der Umsatzsteuerschuld);
- Übernahme eines Lizenzspielers für eine sportliche Sonderveranstaltung (Erhöhung der Aufwendungen für Ablösezahlungen zu Lasten des Bankkontos).
Man kann auch sagen, jeder Geschäftsvorfall verändert jeweils mindestens zwei Werte in der Bilanz bzw. der Vermögensübersicht.
Was ist ein Buchungssatz?
Mit dem Buchungssatz wird der Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten genannt. Dabei wird immer das erste Konto belastet (Soll) und das zweite als Gegenkonto (Haben) angesprochen (z. B. Kasse an Warenverkauf). Das Prinzip Soll an Haben bleibt bei jeder Buchung, gleich wie viele Konten der Buchungssatz anspricht. Wenn die Summen der Soll- und Haben-Posten eines Buchungssatzes mit dem Buchungsbetrag identisch sind, wurde wertmäßig richtig verbucht.
Was versteht man unter einer Splittbuchung?
Eine Splittbuchung wird dann durchgeführt, wenn für einen Geschäftsvorfall mindestens zwei Gegenkonten angesprochen werden müssen.
FALLBEISPIEL!
Der Verein muss Aufwendungen für Büromaterial verbuchen. Das Büromaterial wurde teilweise im ideellen Bereich und im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins verwendet.
Daher wird der Betrag aufgeteilt – also auf zwei Gegenkonten gesplittet.
Was ist ein Buchungsstapel?
Stapelbuchungen sind eine Form der Buchungstechnik, bei welcher die Buchungssätze zunächst in einem Stapel erfasst werden. Die Verarbeitung erfolgt später, d. h. die Buchungen können bis dahin noch korrigiert werden (im Gegensatz zu Dialogbuchungen).
Bei Buchungen mit Linear vereinsverwaltung online werden erfasste und gespeicherte Buchungen im unteren Gitterfeld als Buchungsstapel angezeigt. Wurde eine Buchung noch nicht mit Klick auf den Button „Abschließen“ festgeschrieben, kann diese mit Doppelklick wieder in den Buchungsmodus geholt und bearbeitet bzw. einfach gelöscht werden.
Was bedeutet Buchungen abschließen?
Alle Geschäftsvorfälle, die über das Buchhaltungsmodul von Linear vereinsverwaltung online erfasst werden, landen im unteren Gitterfeld der Buchungsmaske in einem Buchungsstapel und können noch nachträglich bearbeitet werden. Wurde der Buchungsstapel kontrolliert und sind alle Buchungen korrekt, dann kann der Buchungsabschluss erfolgen und die Buchungen werden festgeschrieben, indem man auf den Button „Abschließen“ klickt.
Danach können die Buchungssätze nicht länger einfach korrigiert werden, sondern müssen storniert werden.
TIPP!
Schließen Sie die Buchungen bitte erst dann ab, wenn Sie sicher sind, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst wurden!
Können nach Buchungsabschluss noch weitere Buchungen erfasst werden?
Auch wenn Sie einen Buchungszeitraum bereits abgeschlossen haben, können noch nachträglich eingereichte Belege etc. neu erfasst werden.
Sie müssen nur daran denken, dass Sie anschließend die Buchungen noch einmal abschließen müssen, da sonst Ihre Auswertungen nicht länger korrekt sind.
Was ist der Unterschied zwischen dem Löschen dem Storno einer Buchung?
Solange eine Buchung noch nicht festgeschrieben – d. h. noch nicht abgeschlossen wurde, können Sie jede Buchung einfach löschen und neu erfassen.
Die erfasste Buchung wird im Buchungsstapel angezeigt. Setzen Sie ein Häkchen neben dem Eintrag (linke Spalte) und klicken Sie dann auf den Button „Löschen“. Damit wird die Buchung wieder entfernt.
Wurde die Buchung abgeschlossen, dann muss die Buchung storniert werden. Diese Buchungen haben ein Häkchen in der Spalte „Abgeschlossen“.
Um die Buchung zu stornieren, wählen Sie die Buchung aus, indem Sie ein Häkchen in der linken Spalte des Buchungseintrags setzen und anschließend auf den Button „Stornieren“ klicken. Dabei wird dann automatisch eine Umkehrbuchung erzeugt und im Buchungsstapel angezeigt. Gleichzeitig wird der gebuchte Geschäftsvorfall auf Null gesetzt.
HINWEIS!
Stornobuchungen werden dann in allen Auswertungen angezeigt – gelöschte Buchungen sind nicht sichtbar!