Wie funktioniert der Versand von Einzel- und Serien-E-Mails?
Sie haben in der Linear vereinsverwaltung online die Möglichkeit Einzel- und auch Serien-E-Mails direkt aus der Vereinssoftware zu versenden.
E-Mail-Funktion einrichten
Dazu müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse in der Software einrichten. Öffnen Sie dazu unter Mein Verein > Stammdaten die E-Mail-Einstellungen:
Tragen Sie hier die Angaben für Ihre E-Mail-Adresse ein:
E-Mail von: Bezeichnung der E-Mail-Adresse
Anzeigename: Welcher Name soll beim Empfänger im Feld „von“ angezeigt werden
E-Mail-Antwort an: An welche Adresse soll eine Antwort-E-Mail gesendet werden. Diese kann abweichend sein.
Signatur: In diesem Feld können Sie Ihre Mailsignatur hinterlegen.
SMTP-Server: Name des Mailservers über den versendet wird. Weiter unten sehen Sie die Angaben für ausgewählte E-Mail-Provider. Verwenden Sie eine eigene Domain, erfragen Sie diese Informationen bei Ihrem Anbieter oder IT-Dienstleister.
Benutzername: In der Regel die E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort zur E-Mail-Adresse, (wenn Sie sich auf dem Portal Ihres E-Mail-Anbieters einloggen, um von dort Ihre Mails abzurufen).
Port: Richtet sich nach der Verschlüsselungsmethode beim Versenden
Sichere Kommunikation: TLS, SSL, keine
Mit Klick auf „Testeinstellungen“ können Sie die Angaben überprüfen.
Sind alle Angaben korrekt, erhalten Sie folgende Bestätigung:
E-Mail-Ansprache festlegen
Für eine persönliche Note in der Kommunikation mit Ihren Mitgliedern, können Sie festlegen, wie Ihre Mitglieder bzw. einzelne Personen in der E-Mail angesprochen werden.
Öffnen Sie dazu unter Mein Verein > Stammdaten den Abschnitt Kennungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprache E-Mail. Es öffnet sich die folgende Maske:
Mit Klick auf das Plussymbol starten Sie die Erfassung Ihrer persönlichen Anrede:
Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf das Speichersymbol.
Die hier unter Stammdaten hinterlegten Anreden, können Sie dann bei Ihren Mitgliedern auswählen.
Einzel-E-Mails versenden
Um eine Einzelmail zu versenden, rufen Sie in der Mitgliederverwaltung über die Mitgliederübersicht den Datensatz auf, an den Sie eine E-Mail versenden möchten.
Tragen Sie ggf. noch die gewünschte Ansprache ein….
… und klicken Sie auf das Mail-Symbol:
Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein und formulieren im Textfenster Ihre E-Mail.
Achtung: Wenn Sie unter Ansprache E-Mail eine Anrede eingetragen haben, können Sie im Textfeld die Ansprache weglassen. Diese wird dann automatisch beim Versenden der Mail eingefügt.
Unter Anhänge können Sie über „Durchsuchen“ einen Anhang hinzufügen.
Im unteren Teil des Fensters sehen Sie die anzuschreibende E-Mail-Adresse.
Mit Senden wird die E-Mail versendet.
Serien-E-Mails versenden
Um an mehrere Mitgliedern/Personen gleichzeitig eine E-Mail zu versenden, erstellen Sie als erstes eine Auswertung, welche Mitglieder kontaktiert werden sollen.
Öffnen Sie dazu über Mitgliederverwaltung die Mitgliederübersicht und starten Sie Ihre Auswertung der Datensätze, indem Sie die gewünschten Filter setzen.
Beispiel: Sie wollen alle Mitglieder einer Abteilung kontaktieren, die auch einen Eintrag im Feld E-Mail haben. Sie setzen also die folgenden Filter:
E-Mail: Filter ist nicht leer und
Sparte: hier Tanzen
Das Ergebnis wird Ihnen in der Übersicht angezeigt. Klicken Sie nun auf das Briefsymbol oben rechts in der Maske und es öffnet sich das Fenster zum Erfassen des Mailtextes wie unter Einzel-E-Mails versenden beschrieben.
Selbstverständlich werden alle Mailadressen bcc gesetzt. D. h. kein Mail-Empfänger sieht, wer diese Mail noch empfangen hat!
Server-Einstellungen gängiger E-Mail Provider
Die folgende Liste enthält Links zu den Einstellungen gängiger E-Mail-Provider
Gmail: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=de
Hinweis: Damit Sie über eine Gmail-Adresse E-Mails versenden können, muss in Ihrem Google-Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert und Linear als App hinterlegt sein. Eine Anleitung finden Sie hier:
https://support.linear-software.de/046533-Versand-von-Serien-E-Mails-mit-Gmail
Web.de: https://hilfe.web.de/pop-imap/imap/imap-serverdaten.html
GMX: https://hilfe.gmx.net/pop-imap/imap/imap-serverdaten.html
Ionos: https://www.ionos.de/hilfe/e-mail/allgemeine-themen/serverinformationen-fuer-imap-pop3-und-smtp/
Hinweis: Wenn Sie eine eigene Domain verwenden, erhalten Sie die entsprechenden Angaben direkt von Ihrem Provider oder IT-Dienstleister!