Auswertungen erstellen und ausgeben
Auswertungen zu den unterschiedlichsten Themen und Bereichen sind zentraler Bestandteil des Programms.
Gleich welcher Abschnitt der Software aktiv ist – Sie finden eine identische Symbolik zur Ausgabe der Listen:
Das heißt, es stehen Ihnen umfangreiche Auswertungen für die Bereiche
· Mitglieder
· Beiträge und
· Buchhaltung
zur Verfügung
Selektion der Datensätze
Voraussetzung für Ihre Listenerstellung ist die Auswahl der passenden Datensätze. Sie haben zum Einen die Möglichkeit, jeweils alle Datensätze auszuwerten oder nur Datensätze zu berücksichtigen, die ein bestimmtes Merkmal aufweisen.
Um Datensätze zu selektieren, können Sie die Auswahl mit Filtern einschränken bzw. erweitern.
Die Filter finden Sie an der jeweiligen Spaltenüberschrift. Aktive Filter erkennen Sie an der roten Färbung des Trichtersymbols.
TIPP!
Sie können mehrere Filter setzen. Die einzelnen Filter werden in einer „UND“ – Verknüpfung angewendet.
Beispiel Mitgliederverwaltung:
Sie möchten wissen, welche Mitglieder der Sparte „Tanzen“ in den Monaten September bis Dezember Geburtstag haben, um Ihrem Abteilungsleiter hiervon eine Liste zur Verfügung zu stellen.
Setzen Sie in der Mitgliederübersicht einen Filter auf die Sparte „Tanzen“ und unter „Geburtstag“ einen Filter vom 01.09. bis 31.12. und Sie erhalten das Ergebnis in der Übersicht angezeigt:
Beispiel Beiträge/ Sollstellungen:
Filter Beitragsart „Abteilungsbeitrag Tanzen“ selektiert zunächst alle möglichen Sollstellungen der ausgewählten Beitragsart. Der Filter Jahr „2025“ schränkt die Anzeige auf den aktuellen Sollstellungszeitraum ein. Der Filter Zeitraum IV Quartal sorgt dafür, dass nun in der Übersicht alle Mitgliederdatensätze gezeigt werden, für die der Abteilungsbeitrag Tanzen für das IV. Quartal fällig gestellt werden kann – also eine Sollstellung erzeugt werden kann.
Dieses Filterergebnis können Sie natürlich auch in eine Liste übertragen – klicken Sie dafür auf das Druckersymbol oben rechts, oder auf das Listensymbol, um das Ergebnis in eine Liste zu übertragen.
Beispiel Buchhaltung:
Filter Gegenkonto „2702“ schränkt die Anzeige der Buchungen auf das Konto 2702 ein. Der Filter Kost „Verwaltung“ beschränkt die Auswahl auf alle Buchungen die außerdem auf die Kostenstelle „Verwaltung“ gebucht wurden.
Bereich Mitgliederverwaltung
Um Mitgliederlisten auszugeben, öffnen Sie den Bereich Mitglieder -> Mitgliederübersicht.
Dort finden Sie alle Listen, die mittelbar Ihre Mitglieder betreffen. Dazu gehören:
§ Adresslisten
§ Mitgliederlisten
§ Geburtstagslisten
§ Jubiläumslisten
Selektieren Sie wie oben beschrieben die gewünschten Datensätze und klicken Sie anschließend auf das Listensymbol oben rechts.
Je nach Liste werden bestimmte Felder der Mitgliederdaten ausgegeben.
Die Adressliste einfach beinhaltet zum Beispiel die Felder: Mitgliedsnummer, Nachname, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer.
Wenn Sie die gewünschte Liste anklicken öffnet sich der Ausgabebildschirm in einem Popup.
Die Liste können Sie nun weiterverarbeiten.
Blauer Bereich: Hier können Sie in der Liste vor- und zurückblättern.
Orangener Bereich: Zoom Funktion, um die Größe der Anzeige zu verändern
Grüner Bereich: Liste drucken gesamt bzw. aktuelle Seite drucken.
Gelber Bereich: Exportfunktion in HTML oder als CSV zur Weitergabe an zum Beispiel Microsoft Excel
Grauer Bereich: Suchfunktion innerhalb der Liste, um einzelne Datensätze zu finden
Violetter Bereich: Vollbildmodus
Bereich Beiträge
Der Menüpunkt „Beiträge“ ist in die Punkte
Sollstellung,
· Rechnung,
· Lastschrift und
· Mahnung
unterteilt.
Unter dem Menüpunkt Beiträge -> Sollstellung finden Sie alle Listen rund um Ihre Beiträge, Sollstellungen, Lastschriften, Rechnungen und Mahnungen:
§ Beitragsstatistik
§ Liste der offenen Posten
§ Protokoll der Sollstellungen/ Rechnungen/ Lastschriften/ Mahnungen
§ Zahlungen
Die Auswertung nehmen Sie analog zur Mitgliederverwaltung vor. Filtern Sie die Ergebnisse wie oben im Beispiel gezeigt.
Filterung nach Beitragsart 1- Grundbeitrag und Jahr 2025:
Die Ausgabe der Listen erfolgt wiederum mit dem Listensymbol oben rechts.
Hinweis: In der Liste werden Ihnen nur die ausgewählten Datensätze angezeigt. Möchten Sie alle Datensätze miteinbeziehen, löschen Sie zunächst die gewählten Filter.
Sie haben die Möglichkeit die ausgegebene Liste im Format csv zu exportieren und zum Beispiel in MS Excel zu öffnen und weiterzuverarbeiten.
In den Bereichen
· Rechnung,
· Lastschrift und
· Mahnung
stehen Ihnen die Protokolle zum jeweiligen Menüpunkt zur Verfügen
Bereich Buchhaltung
Die Auswertungen und Listen in der Finanzbuchhaltung ermöglichen Ihnen den schnellen Überblick über Ihre Vereinsbuchhaltung (Buchhaltung -> Listensymbol). Die Listen sind thematisch untergliedert in
§ Einrichtung,
§ Buchungskontrolle und
§ FIBU-Auswertungen.
Unter Einrichtung erhalten Sie eine Liste der eingerichteten Konten – also des Kontenplans. Für die Kontrolle Ihrer Buchungen stehen Ihnen die Auswertungen
· Primanota,
· Bankbuch,
· Kassenbuch,
· Kontendruck
· Buchungsjournal sowie eine
· Summen-Saldenliste
zur Verfügung.
Die Fibu-Auswertungen umfassen die
· Einnahmen-Überschussrechnung brutto,
· Einnahmen-Überschussrechnung netto,
· Jahresvergleich EÜR
· Kostenstellenrechnung sowie der
· Kontennachweis.
FALLBEISPIEL
Wie die Auswertungen im Einzelnen funktionieren, sehen Sie am folgenden Fallbeispiel:
Um sich z. B. die Buchungen auf einem bestimmten Konto anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Listensymbol und wählen die Auswertung „Kontendruck“.
Es öffnet sich eine Maske, in der Sie den Zeitraum der Auswertung festlegen sowie bestimmen können, ob nur Nicht abgeschlossene Buchungen, Abgeschlossene Buchungen oder Alle Buchungen ausgewertet werden sollen.
Außerdem können Sie die Auswertung auch auf z.B. nur ein Sachkonto beschränken – hier das Beitragskonto 2110. Mit Klick auf OK erhalten Sie dann die Auswertung.