Folgende Änderungen und Erweiterungen wurden mit der Vereinssoftware „Linear vereinsverwaltung (premium 2019)“ umgesetzt:
Mitgliederverwaltung gemäß Vorschriften der EU-DSGVO
Benutzerverwaltung:
Ihre Vereinssoftware wurde fit gemacht für die Anforderungen der DSGVO! Dazu wurde in der Premium-Version die Benutzerverwaltung überarbeitet und erweitert – so kann nunmehr ein Systemverwalter eingerichtet werden. Dieser ist dann alleinig dazu berechtigt, die Benutzerverwaltung zu öffnen, neue Benutzer einzuladen und die Berechtigungen zu vergeben.
Für zusätzliche Sicherheit in der Vereinssoftware beim Zugriff auf die Benutzerverwaltung sorgt die Funktion „Passwort vergessen“ mit einer Sicherheitsabfrage zur Verifizierung.
Passwortvergabe:
Ab sofort können alle Passworte verschlüsselt und mit Sonderzeichen sicherer gemacht werden.
Datensicherung:
Auch die Datensicherung der Vereinssoftware kann nun verschlüsselt werden, um sie vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen!
Änderungshistorie:
Unter Extras gibt es die neue Funktion „Änderungshistorie“. Damit ist es möglich auszuwerten, welcher Benutzer, während eines bestimmten Zeitraumes, welche Änderungen, Löschungen oder Wiederherstellungen in dem Modul Mitgliederverwaltung der Vereinssoftware vorgenommen hat.
Auslesen personenbezogener Daten:
Im Rahmen der neuen Anforderungen der DSGVO haben Mitglieder das Recht, eine Auswertung der personenbezogenen Daten, die der Verein von ihnen gespeichert hat, anzufordern. Das können Sie nunmehr per Mausklick über eine Vorlage erledigen und dem betreffenden Mitglied z.B. per Mail als gezipptes, passwortgesichertes Pdf zukommen lassen. Die Mailvorlagen hierzu werden ebenfalls automatisch von der Vereinssoftware generiert.
Recht auf Vergessen:
Nach den neuen Bestimmungen sind die Daten ausgetretener Mitglieder endgültig zu löschen. Hierfür wurde die Funktion unter Extras -> Gelöschte Datensätze erweitert, sodass nunmehr mehrere Datensätze in der Vereinssoftware markiert und per Mausklick endgültig gelöscht werden können.
Mitgliederverwaltung
Datenkontrolle:
Unter Extras -> Datenkontrolle kann eine Überprüfung Ihrer angelegten Adress- und Mitgliederdaten gestartet werden. Dabei erhalten Sie ein Protokoll, welche Datensätze fehlerhaft sind oder ob Angaben zum Mitglied fehlen. Das Listenprotokoll können Sie nach Excel oder als PDF exportieren. Zur Bearbeitung der fehlerhaften Datensätze der Vereinssoftware übernehmen Sie die Auswertung in den Selektionsmodus. Dann wird bei jedem Datensatz angezeigt, welche Änderungen vorgenommen werden sollten, damit Ihre Mitgliederverwaltung optimal läuft.
Plausibilitätsprüfungen:
Die bereits bestehenden Plausibilitätskontrollen mit Hinweisen auf fehlende Eingaben während der Bearbeitung von Daten in der Mitglieder- & Adressverwaltung wurde erweitert. Die Überprüfung können Sie unter Extras -> Einstellungen noch nach Ihren Wünschen modifizieren!
Außerdem wurde die Dublettenprüfung der Vereinssoftware bei der Adressanlage verbessert. So erhalten Sie z.B. bei der Anlage doppelter abweichender Zahler eine entsprechende Warnmeldung!
Verbesserungen im Komfort der Vereinssoftware bei der Bearbeitung und Neuanlage von Adressen
- Mein Verein: Ab sofort kann ein Mitgliederdatensatz, der unter Mein Verein -> Übersicht angezeigt wird, mit Doppelklick aufgerufen werden.
- Assistent Mitglieder-Anlage: Der Assistent zum Anlegen neu eingetretener Mitglieder wurde überarbeitet: ab sofort lässt sich der Assistent ohne Maus, nur mit Enter oder Tab bearbeiten und die automatische Eingabe-Vervollständigung (f -> Frau, m > Männlich usw.) wurde verbessert; außerdem wurde der Assistent mit Maske Anlage Sportarten erweitert, wenn es sich beim Verein um einen solchen handelt.
- PLZ-Eingabe: Wird bei der Eingabe der PLZ versehentlich am Ende ein Leerzeichen gesetzt, erfolgt trotzdem der automatische Eintrag des Orts.
- Mitgliederübersicht: Die Mitgliederübersicht lässt sich alphabetisch sortieren. Beim Öffnen des ersten Datensatzes werden nunmehr die weiteren Datensätze in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
- Suche: Die Suchmaske wurde verbessert und die Suchmöglichkeiten auf alle relevanten Felder erweitert und die Maskendarstellung vergrößert.
- Status: Nunmehr können im Feld Status Eingaben mit bis zu 40 Zeichen hinterlegt werden. Bisher waren es lediglich 20 Zeichen. Auf mehrfachen Kundenwunsch wurde das Feld Status auf die Maske Adresse vorgezogen.
- Abteilungsverwaltung: Ab sofort wird die Historie der unterschiedlichen Abteilungszugehörigkeit transparent, da angezeigt wird, seit wann die Zugehörigkeit zur Abteilung besteht bzw. wie lange ein Mitglied in einer Abteilung war und welche Beiträge bezahlt werden bzw. wurden.
Korrespondenz
- Die Einzelbriefvorlage wurde erweitert, sodass weitere Seriendruckfelder aus der Datenbank eingefügt werden können.
- Werden mit der Vereinssoftware Serienbriefe erstellt, können jetzt auch die Seriendruckfelder Beruf, Familienstand und Status sowie die individuellen Einträge unter Kennungsfeld 1 und Kennungsfeld 2 eingetragen werden.
Fibu
- Die neue Logfunktion der Vereinssoftware für den Lastschrifteinzug unter Extras zeigt, wann für welche Mitglieder ein Lastschrifteinzug erstellt wurde und ob die Lastschriftdatei gelöscht oder an die Bank übermittelt wurde.
- Die Funktion „Buchungsvorlagen erfassen“ wurde komplett überarbeitet. Ab sofort ist die Anlage von Vorlagen für Splittbuchungen (Aufteilung auf 3 unterschiedliche Sachkonten) möglich. Außerdem können Vorlagen für Buchungen auf Sachkonten mit und ohne Steuer - mit und ohne Kostenstellen sowie Vorlagen für gemischte Buchungen (Einnahmen und Ausgaben) erstellt werden.
Faktura
- Im Modul Faktura finden Sie nunmehr neue, verbesserte Word-Vorlagen für die Ausgabe der Fakturarechnungen.
- Ab sofort können mit der Vereinssoftware auch Rechnungen zu Null-Euro erstellt und ausgegeben werden.
- Zudem ist es möglich, eine Auswertung/Liste aller erstellter Rechnungen – getrennt nach Faktura-, Beitragsrechnungen oder alle Rechnungen auszugeben. Diese neue Auswertung finden Sie in Ihrem Berichts- und Kommunikationscenter im Bereich „Beitragsverwaltung/Finanzen unter der Bezeichnung „Protokoll der Rechnungen“.
- Es ist jetzt außerdem möglich, Artikel mit 240 Zeichen anzulegen und für den Rechnungsdruck zu übernehmen.
Beitragsmanagement
- Neu in der Vereinssoftware ist, dass halbjährliche Beitragsarten bei abweichender Zahlungsweise „vierteljährlich“ als 2 Positionen pro Halbjahr ins Soll gestellt werden können.
- Bei Mahnungen wird das Mahnschreiben ab sofort an das Hauptmitglied für die Verknüpfung (=Zahler) ausgegeben – mit Anzeige im Mahnschreiben, für welches Mitglied die säumige Zahlung angemahnt wird. Voraussetzung dafür ist, dass Sie beim Hauptmitglied ein Häkchen gesetzt haben unter „Hauptmitglied für Verknüpfung/Kommunikation“.
- Die Anlage von Beitragsarten wurde erweitert, sodass festgelegt werden kann, auf welche Kostenstelle die Beitragszahlungen verbucht werden sollen.
Bankgeschäfte
- Automatische Aktualisierung/Umstellung nach Änderung BIC: Bei Bankenfusionen mit anschließender Änderung der BLZ/des BIC werden diese in die Vereinssoftware eingetragenen Bankverbindungen bei den betroffenen Mitgliedern automatisch konvertiert.
- Rücklastschriften können ab sofort über das Fenster Kontoumsätze bearbeitet werden.
Service
- Anwender der aktuellen Version 2019 der Vereinssoftware bzw. Anwender der Premium-Version erhalten während des Bezugsjahres kostenlose Hilfestellung unter der Rufnummer: https://www.linear-software.de/hotline-support