Maskenlayout
Um eingescannte Dokumente einem Datensatz in der Linear Datenbank zu zuordnen, muss das Datenbankfeld „Digitalisierung“ genutzt werden.
Über den Layout Generator muss das Feld auf der Erfassungsmaske platziert werden.
Zuordnung der Dokumente
Möglichkeit 1:
ALLE eingescannten Dokumente werden in einem gemeinsamen Order gespeichert.
Die eingescannten Dokumente sollten, der besseren Übersichtlichkeit halber, mit einem „sprechenden“ Dateinamen versehen werden.
Das eingescannte Dokument wird direkt aus dem Explorer heraus per drag and drop in das Feld „Digitalisierung“ auf der Erfassungsmaske des ausgewählten Datensatzes gezogen.
In dem Feld „Digitalisierung“ wird eine Verknüpfung des Dokuments abgelegt.
Das Dokument selbst verbleibt in dem ursprünglichen Ordner.
Das Dokument kann mit einen Doppelklick aufgerufen werden.
Möglichkeit 2
Ablage der eingescannten Dokumente zum jedem einzelnen Datensatz.
Für jeden Datensatz aus der Linear Datenbank wird in dem Ordner „Digit“ im Linear Hauptverzeichnis auf dem Server ein separater Ordner angelegt.
Der Ordner wird automatisch angelegt, sobald mit der Maus einmal in das Feld „Digitalisierung“ auf der Erfassungsmaske geklickt wird.
Der Name des Ordners ist die Adressnummer des Datensatzes in der Linear Datenbank.
Die eingescannten Dokumente können in dem individuellen Order eines jeden Datensatzes abgelegt werden.
Das Dokument wird automatisch in dem Feld „Digitalisierung“ auf der Erfassungsmaske angezeigt.
Dokumente Löschen
Sowohl die verknüpften Dokumente, als auch die in dem individuellen Ordner abgelegten Dokumente lassen sich mit einem Rechtsklick aus dem Fenster „Digitalisierung“ löschen.