Linear Online Vereinsverwaltung, Version 1.2.2
Änderungen und Erweiterungen
Folgende Änderungen und Erweiterungen wurden mit dem Service-Release 1.2.2 für Ihre Vereinssoftware Linear Online Vereinsverwaltung umgesetzt:
Spenden-/Zuwendungsbescheinigungen
Assistent zur Anlage der Zuwendungsbescheinigungen
Ab sofort steht Ihnen in Ihrer Vereinssoftware ein Assistent zur Verfügung, über den Sie die notwendigen Angaben für die Zuwendungsbestätigungen eintragen sowie eine elektronische Unterschrift hinterlegen können.
Und so wird es gemacht:
Öffnen Sie über Mein Verein -> Stammdaten -> Vorlagen unseren neuen Assistenten.
Befüllen Sie die Bereiche
· Stammdaten
· Steuerangaben
· Gemeinnützigkeit und
· Begünstigte Zwecke
mit Ihren Angaben. Im letzten Schritt erhalten Sie die entsprechenden Vorlagen für
· Geldzuwendungen (Einzelspenden und Einzelspenden für Aufwendungsersatz),
· Sachspenden und
· Sammelspenden.
Zur Kontrolle erstellen Sie eine Vorschau und fügen zum Schluss noch Ihre elektronische Unterschrift ein.
Haben Sie den Assistenten bis zum Ende ausgefüllt, können Sie alle gebuchten Spenden auswerten, in eine Zuwendungsbestätigung überführen und per Serien-E-Mail an die Spender Ihres Vereins versenden oder wie gehabt ausdrucken und per Post verschicken.
Zuwendungsbestätigungen auswerten und versenden
Um Zuwendungsbestätigungen zu erstellen, müssen Sie folgende Vorarbeiten über Ihre Vereinssoftware erledigt haben:
1. Die Vorlagen wurden über den Assistenten unter Mein Verein -> Stammdaten -> Vorlagen erstellt.
2. Die Zuwendungen wurden im Modul Vereinsbuchführung über Buchhaltung -> Einnahmen erfassen bzw. über die Kontoumsätze gebucht.
3. Die Buchungen wurden abgeschlossen.
Für die Anzeige und Erstellung der Zuwendungsbestätigungen, gehen Sie auf Mitglieder
-> Mitgliederübersicht und klicken Sie auf das neue Icon:
Für die Anzeige und Erstellung der Zuwendungsbestätigungen, gehen Sie auf Mitglieder
-> Mitgliederübersicht und klicken Sie auf das neue Icon:
Zuwendungen selektieren
Es öffnet sich die Auswahlmaske, auf der Sie alle gebuchten Zuwendungen sehen:
In den Feldern Zeitraum von – Zeitraum bis hinterlegen Sie den Zeitraum, über den Sie die Zuwendungsbestätigungen erstellen möchten.
Bei Einzel-/Mehrfachspende wählen Sie, ob Sie Einzel- oder Sammelzuwendungen erstellen möchten.
Achtung!
Hat ein Mitglied mehrfach gespendet, wird es in der Ansicht nicht unter Einzelspenden, sondern nur bei Auswahl Mehrfachspende angezeigt.
Unter Spendenart können Sie bei Einzelspenden noch auswählen, ob
· Geldzuwendungen,
· Verzicht auf Aufwendungsersatz oder
· Sachspenden
bestätigt werden sollen.
Haben Sie Zuwendungen – z. B. für unterschiedliche Projekte – in der Vereinsbuchhaltung auf unterschiedliche Sachkonten gebucht, können Sie unter Spendenkonto noch weiter selektieren.
Des Weiteren können Sie über die Filtersymbole neben den Spaltenbezeichnungen die Ansicht noch weiter filtern und einschränken:
Lassen Sie sich z. B. nur Datensätze mit E-Mail-Adresse anzeigen, indem Sie als Filter bei E-Mail Filter = nicht leer wählen.
Je nachdem welche Selektion Sie getroffen haben, sehen Sie das Ergebnis im unteren Gitterfeld.
Zuwendungen erstellen
Setzen Sie ein Häkchen bei allen Datensätzen, für die eine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.
Über die Schaltfläche Anzeigen erhalten Sie nun eine Übersicht aller bereits erstellten Zuwendungen. Auch hier können Sie die Ansicht noch weiter einschränken, indem Sie entsprechende Filter setzen:
Sie können nun die Zuwendungen über den Downloadpfeil herunterladen, ausdrucken und versenden, bzw. über die Schaltfläche Zuwendungen per E-Mail versenden eine Sammel-E-Mail anstoßen, über die Sie dann alle Zuwendungen über die Serien-E-Mail-Funktion Ihrer Vereinsverwaltungssoftware verschicken.
Zuwendungen stornieren
Sollten Sie feststellen, dass Ihnen bei der Erstellung der Zuwendungen ein Fehler unterlaufen ist, dann können Sie die Zuwendungen auch wieder stornieren.
Klicken Sie dazu in der Maske auf die Schaltfläche Zurücksetzen.
Mit Klick auf die „Tonne“ wird die erstellte Zuwendungsbestätigung wieder gelöscht und kann erneut erzeugt werden.
Liste der Zuwendungen erstellen
Um mit Ihrer Vereinssoftware eine Liste der Zuwendungen zu erhalten, gehen Sie in den Bereich Beiträge auf das Listensymbol oben rechts und rufen das Protokoll der Zahlungen/Zuwendungen auf. Setzen Sie einen Filter auf Spenden, indem Sie ein Häkchen in dem entsprechenden Kästchen setzen.
Mit Klick auf OK wird eine Spendenliste generiert.
Lastschriften
Mit dem neuen Service-Release 1.2.2 für Linear Online Vereinsverwaltung wurde die Erstellung und die Bearbeitung von Lastschriften erweitert und verbessert.
Anzeige der Bankverbindung
Die Anzeige der Bank, über die der Lastschrifteinzug erfolgen soll, wurde erweitert, sodass nun zur sicheren Unterscheidung der benötigten Bankverbindung auch die IBAN mit angezeigt wird.
Prüftool
Es wurde ein Prüftool eingebaut, dass im Hintergrund überprüft, ob
· die GläubigerID des Vereins hinterlegt,
· eine Bankverbindung vorhanden bzw. die eingetragene IBAN korrekt ist und ob
· ein gültiges Sepa-Mandat beim Zahler des Mitgliedsbeitrags eingetragen wurde.
Achtung: Entfernen Sie für die Prüfung der Bankverbindungen und sonstigen Eingaben für den Lastschrifteinzug das Häkchen bei Mehrfachpositionen mit identischer IBAN zusammenfassen:
…. und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.
Auf der folgenden Seite werden fehlerhafte Datensätze orange hinterlegt angezeigt. Zudem finden Sie bei jedem Datensatz den Grund, warum dieser Datensatz nicht in der Lastschriftdatei verarbeitet werden kann.
Korrigieren Sie die fehlerhaften Datensätze und starten Sie mit der Auswertung des Lastschrifteinzugs erneut.
Sind keine Fehler vorhanden, klicken Sie auf die Schalfläche Abbrechen, um auf die Ausführungsseite zurückzukehren.
Setzen Sie nun das Häkchen bei Mehrfachpositionen mit identischer IBAN zusammenfassen und gehen dann auf Ausführen.
Verwendungszweck
Auf vielfachen Kundenwunsch wurde in Ihrer Vereinssoftware die Möglichkeiten erweitert, einen Verwendungszweck für die Lastschrift zu setzen.
Nunmehr können im Verwendungszweck
· der Vereinsname,
· die Mitgliedsnummer,
· der Mitgliedsname sowie
· der Beitragsname
mitgegeben werden.
Lastschriften verbuchen
Auch die Verbuchung von Lastschriften wurde in der Vereinssoftware Linear Online Vereinsverwaltung optimiert. Damit Ihnen der Gesamtbetrag der Lastschrift als Einmalposten in Ihrem Bankbuch angezeigt wird, empfehlen wir die Verbuchung des Lastschrifteinzugs auf ein Verrechnungskonto.
Und so wird es gemacht:
Gehen Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten.
Drücken Sie auf das Pluszeichen und legen Sie das Verrechnungskonto an und wählen Sie unter Geldkonto den Eintrag Bank:
Speichern Sie den neuen Eintrag mit Klick auf das Speichersymbol. Damit sind die Voraussetzungen für die Übernahme der Lastschrift auf ein Verrechnungskonto abgeschlossen.
Wenn Sie nun die Verbuchung der Lastschrift über Lastschrift -> Anzeigen starten, klicken Sie für die Verbuchung den Einzug an, der verbucht werden soll und anschließend auf die Schaltfläche „Verbuchen“.
Es öffnet sich die folgende Maske:
Sie sehen die Bezeichnung der XML-Datei, den Betrag sowie das Belegdatum und eine Belegnummer.
Unter Bank steht das neu eingerichtete Verrechnungskonto und im Feld Gegenkonto das Default-Sachkonto für Beiträge 2110!
Klicken Sie nunmehr auf die Schaltfläche „Zahlung anlegen“.
Damit wird ….
1. bei den einzelnen Mitgliedern eine Zahlung angelegt,
2. der offene Posten beim Mitglied auf Null gesetzt und
3. eine Buchung erzeugt, die Sie im Modul Vereinsbuchführung unter Buchhaltung einsehen können:
Um den Einzug korrekt in Ihr Bankbuch zu übertragen, führen Sie nunmehr eine Ausgleichsbuchung aus.
In unserem Beispiel wurden 108,00 € auf das Verrechnungskonto 880 an 2110 Mitgliedsbeiträge gebucht.
Für die Ausgleichsbuchung wählen Sie unter Bank Ihr Fibukonto „Bank“ aus – das ist in der Regel das Konto 945 und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einnahme erfassen“. Tragen Sie Ihre Belegnummer, das Belegdatum sowie den Betrag – hier 108.,00 € – ein und als Gegenkonto wählen Sie das Verrechnungskonto 880:
Speichern Sie diese Einträge mit Klick auf das Speichersymbol und schließen Sie die Erfassungsmaske.
Damit ist die Ausgleichsbuchung abgeschlossen.
Sollten Sie bei der Verbuchung des Lastschrifteinzugs einen Fehler gemacht haben, dann können Sie die Verbuchung wieder rückgängig machen.
Gehen Sie dazu unter Beiträge auf Lastschriften -> Anzeigen:
Sie sehen alle erzeugten Lastschriften.
Das Symbol , zeigt an, dass die Lastschrift bereits verbucht wurde.
Über das Tonnensymbol können Sie die Verbuchung der Lastschrift wieder zurücksetzen.
Mit Klick auf die Tonne wird in der Buchhaltung die Lastschriftübernahme wieder gelöscht und beim Mitglied werden die Sollstellungen wieder als offen angezeigt.
Buchhaltung & Kontoumsätze
Usability
Eigenen Kontenplan importieren: Unter Stammdaten -> Buchführung -> Kontenplan auswählen/aktualisieren ist es nun möglich einen eigenen Kontenplan – z.B. bei Umstieg von unseren Desktopanwendungen Linear vereinsverwaltung und Linear vereinsverwaltung premium – den bisher genutzten Kontenrahmen als csv-Datei einzulesen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „aus csv importieren“.
Buchungsübersicht: Zudem wurde im Modul Vereinsbuchführung die Filterfunktion der Buchungsübersicht optimiert. Nun kann in der Anzeige nach abgeschlossenen bzw. nicht abgeschlossenen Buchungen gefiltert werden.
Kontoumsätze
Beim Einlesen der Kontoumsätze in das Modul Vereinsbuchführung wurde die Zuweisung der Felder zwischen Quell- und Zieldatei vereinfacht. Verknüpfen Sie künftig beim Einlesen der Kontoumsätze die Felder
· Buchungstext mit Buchungstext und
· Verwendungszweck mit Verwendungszweck/Buchungstext.
Achtung: Es müssen zwingend diese beiden Felder gemapped und eingelesen werden.
Mitgliederverwaltung
Im Modul Mitgliederverwaltung Ihrer Vereinssoftware Linear Online Vereinsverwaltung wurden einige Änderungen und Erweiterungen vorgenommen:
Usability
· Wurde einem Mitglied eine Funktion zugewiesen, kann diese nunmehr auch wieder entfernt werden.
· Die Anzeige von erhaltenen Ehrungen beim Mitglied wurde verbessert.
Mitgliederübersicht
· Die Sortierung nach Mitgliedsnummer in der Mitgliederübersicht stellt nun sicher, dass die Reihenfolge der Mitgliedsnummern mit und ohne führende Null korrekt angezeigt werden.
· Die E-Mail-Anrede, die beim Mitglied hinterlegt wurde, kann über die Feinselektion in die Mitgliederübersicht gezogen und mit in einen csv-Export übernommen werden.
Listen
· Der Filter bei Geburtstag wurde erweitert. Es ist nunmehr möglich nach Jahrgängen zu filtern. Klicken Sie dazu das Filtersymbol in der Spaltenüberschrift Geburtstag an und tragen Sie in den Feldern von und bis z. B. den 01.01.2000 und 31.12.2000 ein und klicken Sie auf OK.
Sie erhalten in der Mitgliederübersicht alle Mitglieder, die im Jahr 2000 geboren wurden. Auch diese Filteransicht können Sie in alle Auswertungen übernehmen bzw. als csv-Datei exportieren.
Datenimport
· Sollen beim Datenimport nicht nur weitere Adressen eingelesen, sondern der bestehende Datenbestand mit einem neuen Import überschrieben werden, werden nunmehr auch die bereits zum Mitgliederdatensatz angelegten Verträge und Abteilungszugehörigkeiten gelöscht.