Linear Online Vereinsverwaltung, Version 1.2.4
Ängerungen und Erweiterungen
Folgende Änderungen und Erweiterungen wurden mit dem Service-Release 1.2.4 für Ihre Vereinssoftware Linear Online Vereinsverwaltung umgesetzt:
Mitgliederverwaltung & Spenden
Neu in der Mitgliederverwaltung Ihrer Vereinssoftware ist die Funktion Massenänderung. Über das Symbol in der Mitgliederübersicht, starten Sie dieses neue Feature, um auf einen Schwung Änderungen in einem selektierten Datenbestand vorzunehmen.
Die Suche in der Mitgliederverwaltung wurde verbessert. Jetzt wird der gesuchte Name gleich in der Mitgliederübersicht angezeigt.
Ab sofort „merkt“ sich die Vereinsverwaltungssoftware, mit welcher Sortierung der Mitgliederübersicht Sie arbeiten möchten. Auch wenn Sie die Linear Online Vereinsverwaltung schließen und wieder öffnen, bleibt die gewählte Sortierung erhalten.
Zudem wurde die Erweiterung vorgenommen, dass jede Sortierung der Mitgliederübersicht beim Öffnen des ersten Datensatzes in die Mitgliederverwaltung übernommen wird.
Des Weiteren wurde auf vielfachen Kundenwunsch die Feldauswahl in der Mitgliederübersicht mit den Feldern IBAN und Mandatsnummer erweitert.
Die Bestandsmeldungen für Sportvereine wurden mit den neuen Excel-Formaten erweitert.
Die Vorlagen für die automatisierten Zuwendungsbestätigungen wurden erweitert, sodass nun auch Firmenbezeichnungen in der Zuwendungsbestätigung ausgegeben werden.
Beitragsmanagement
Mir Linear Online Vereinsverwaltung können Sie selbstverständlich auch Beitragsrechnungen versenden. Damit das funktioniert, bitte beim Mitglied unter dem Abschnitt Beiträge auf den Vertrag gehen und diesen über den Drei-Punkte-Button rechts öffnen und sicherstellen, dass bei „auf Rechnung“ Ja eingestellt ist.
Nach der Sollstellung erscheinen diese automatisch unter dem Abschnitt Beiträge -> Rechnungen. Mit Klick auf Ausführen werden die Beitragsrechnungen erzeugt und können ausgedruckt bzw. per Serien-E-Mail verschickt werden. Dabei wurde die Rechnungsvorlage für Überweiser so erweitert, dass die Bankverbindung des Vereins ausgewiesen wird.
Für den Einzug von Lastschriften wurde zusätzlich das neue Painformat integriert. Wird beim Erzeugen der Lastschrift die Sepa-Version 3.7 eingestellt, wird die XML-Datei im neuen Format (008.001.08) generiert. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, welches Painformat von der Bank angenommen bzw. erwartet wird.
Kommunikation
Für eine verbesserte Kommunikation mit Hilfe Ihrer Vereinsverwaltungssoftware ist es ab sofort möglich auch Ihre E-Mail-Signatur unter den Stammdaten zu hinterlegen. Öffnen Sie dazu Mein Verein -> Stammdaten -> E-Mail-Einstellungen und kopieren Sie Ihre Signatur in das Feld Signatur. Danach wird beim Versand von E-Mails automatisch Ihre Signatur eingefügt.
Außerdem kann bei den E-Mail-Einstellungen neben SMTP auch die Microsoft-Authentifizierung gewählt werden.
Vereinsbuchführung & Kontoumsätze
Um die Buchungen noch komfortabler und schneller zu gestalten, können Sie nunmehr auch für die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben Buchungsvorlagen erstellen.
Diese neue Funktion finden Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchungsvorlage“ und es öffnet sich das folgende Fenster:
Mit Klick auf das Pluszeichen können Sie Ihre Buchungsvorlagen erfassen und mit Klick auf das Speichersymbol abspeichern:
Wenn Sie nun die Erfassungsmaske Ihrer Einnahmen bzw. Ausgaben öffnen, können Sie die Vorlage auswählen und die Einträge werden automatisch ergänzt:
Außerdem wurde die Möglichkeit der automatischen Steuerbuchung umgesetzt. Das heißt konkret: Wenn Sie eine Ausgabe oder eine Einnahme buchen müssen, die einen Steueranteil enthält, können Sie ganz einfach den Bruttobetrag – also den Gesamtbetrag z. B. einer Rechnung in das Feld Betrag eingeben und der Steueranteil wird automatisch auf ein sogenanntes Steuer-Sammelkonto gebucht.
Ist die Buchung dann abgeschlossen, wird Ihnen die Splittbuchung in der Buchungsübersicht angezeigt:
Die Steuerkonten hinterlegen Sie unter Mein Verein ->Stammdaten -> Buchführung, indem Sie bei Steuerbuchungen JA einstellen und auf die Schaltfläche „Steuersätze“ klicken.
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Hier sehen Sie die bereits hinterlegten Steuersammelkonten – sollten diese bei Ihnen noch nicht eingetragen sein, klicken Sie auf das Pluszeichen und tragen Sie die Kontenklasse ein, wählen den Steuersatz aus und wählen dann über den jeweiligen Drei-Punkte-Button noch das passende Steuersammelkonto aus. Die Steuersammelkonten sind bereits im Kontenplan hinterlegt.
E-Rechnungen & Belegverwaltung
Seit dem 1.1.2025 ist die sogenannte E-Rechnung für inländische Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. D.h. ab diesem Zeitpunkt müssen auch Vereine in der Lage sein, elektronische Rechnungen zumindest zu empfangen und zu archivieren.
Die E-Rechnungspflicht gilt also auch für gemeinnützige Vereine und Einrichtungen, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen oder Produkte an andere Unternehmen verkaufen und damit unternehmerisch tätig werden – der ideelle Bereich mit seinen Spendeneinnahmen, Mitgliedsbeiträgen oder Zuschüssen – ist davon natürlich ausgenommen.
Für Vereine mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr greifen noch bis zum 31.12.2027 Übergangsregelungen. Kleinunternehmer wurden mit Beschluss vom 22.11.24 komplett von der E-Rechnungspflicht befreit.
Sicher ist jedoch, dass die Vereine, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen ab dem 1.1.2028 E-Rechnungen an inländische Unternehmen stellen müssen.
Welche Vorgänge sind grundsätzlich ausgenommen?
1. Rechnungen im ideellen Bereich – z. B. Beitragsrechnungen an Privatpersonen
2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
3. Rechnungen an ausländische Empfänger
è Fazit: auch Vereine, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, müssen E-Rechnungen empfangen und nach den neuen Vorschriften aufbewahren/speichern
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit Pdf-Rechnungen, die einfach per Mail verschickt werden.
E-Rechnungen bestehen aus einem reinen XML-Dokument = X-Rechnung oder aus einem XML-Dokument plus Pdf = ZuGFerD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
E-Rechnungen empfangen und archivieren
Mit Linear Online Vereinsverwaltung können Sie ab sofort E-Rechnungen empfangen und in unserer neuen Belegverwaltung auch revisionssicher archivieren!
Und so wird’s gemacht:
Um E-Rechnungen sicher zu empfangen, empfehlen wir eine Rechnungs-E-Mail-Adresse – z.B. rechnung@vereinsname.de sowie einen Rechnungseingangsordner anzulegen und dort alle eingegangen Rechnungen für die weitere Bearbeitung abzulegen!
Wenn Sie nun eine Rechnung z.B. im Format ZuGFerD erhalten, dann legen Sie diese erst einmal ab und laden diese dann mit der Buchung der Ausgabe hoch, indem Sie den Beleg mit Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen oder über den Link auswählen und hochladen:
Speichern Sie Ihre Ausgabenbuchung. Dabei wird der Beleg dann automatisch in die Belegverwaltung übernommen.
Die Belegverwaltung öffnen Sie ganz einfach über Klick auf die Schaltfläche „Belegverwaltung“ unter Buchhaltung:
Über den Drei-Punkte-Button rechts können Sie den Beleg jederzeit aufrufen und ansehen.
Um nach Eingabe zahlreicher Belege den Überblick zu behalten, bzw. wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Beleg sind, können Sie die Einträge über das Filtersymbol in den einzelnen Spalten entsprechend selektieren.
Der Beleg wird zudem in der Buchungsübersicht über die Belegnummer verlinkt und kann mit Doppelklick geöffnet werden:
Kontoumsätze
Für eine verbessere Übersichtlichkeit können die Kontoumsätze mit der neuen Version von Linear Online Vereinsverwaltung auch nach allen Einträgen in den Spaltenüberschriften gefiltert werden.
Der Umsatzabruf über CAMT wurde erweitert. Es können CAMT-Dateien im Format
· camt.053.001.02 und
· camt.053.001.08
verarbeitet werden.