Mitgliederlisten und Auswertungen

Auswertungen zu den unterschiedlichsten Themen und Bereichen sind zentraler Bestandteil des Programms.

Gleich welcher Abschnitt der Software aktiv ist – Sie finden eine identische Symbolik zur Ausgabe der Listen:

 

Das heißt, es stehen Ihnen umfangreiche Auswertungen für die Bereiche

• Mitglieder
• Beiträge und
• Buchhaltung

zur Verfügung

 

 

Selektion der Datensätze

Voraussetzung für Ihre Listenerstellung ist die Auswahl der passenden Datensätze. Sie haben zum Einen die Möglichkeit, jeweils alle Datensätze auszuwerten oder nur Datensätze zu berücksichtigen, die ein bestimmtes Merkmal aufweisen.

Um Datensätze zu selektieren, können Sie die Auswahl mit Filtern einschränken bzw. erweitern.

Die Filter finden Sie an der jeweiligen Spaltenüberschrift. Aktive Filter erkennen Sie an der roten Färbung des Trichtersymbols.

 

 

TIPP!
Sie können mehrere Filter setzen. Die einzelnen Filter werden in einer „UND“ – Verknüpfung angewendet.

Beispiel Mitgliederverwaltung:

Filter Spender „nein“ und Filter Status „passiv“ zeigt Ihnen alle Datensätze, denen Sie in der Mitgliederverwaltung das Merkmal Spender „nein“ UND das Merkmal Status „passiv“ vergeben haben.

 

Beispiel Beiträge/ Sollstellungen:

Filter Beitragsart „101 – Schwimmen“ selektiert zunächst alle möglichen Sollstellungen der ausgewählten Beitragsart. Der Filter Jahr „2022“ schränkt die Anzeige auf den aktuellen Sollstellungszeitraum ein.

 

Beispiel Buchhaltung:

Filter Gegenkonto „310“ schränkt die Anzeige der Buchungen auf das Konto 310 ein. Der Filter Kost „7“ beschränkt die Auswahl auf alle Buchungen die außerdem auf die Kostenstelle „7“ gebucht wurden.

Bereich Mitgliederverwaltung

Um Mitgliederlisten auszugeben, öffnen Sie den Bereich Mitglieder -> Mitgliederübersicht.

Dort finden Sie alle Listen, die mittelbar Ihre Mitglieder betreffen. Dazu gehören:

• Adresslisten
• Mitgliederlisten
• Geburtstagslisten
• Jubiläumslisten

Selektieren Sie wie oben beschrieben die gewünschten Datensätze und klicken Sie anschließend auf das Listensymbol oben rechts.

 

Je nach Liste werden bestimmte Felder der Mitgliederdaten ausgegeben.

Die Adressliste einfach beinhaltet zum Beispiel die Felder: Mitgliedsnummer, Nachname, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer.

Wenn Sie die gewünschte Liste anklicken öffnet sich der Ausgabebildschirm in einem Popup.

 

Die Listen können Sie nun weiterverarbeiten.

 

Blauer Bereich: Hier können Sie in der Liste vor- und zurückblättern.

Orangener Bereich: Zoom Funktion, um die Größe der Anzeige zu verändern

Grüner Bereich: Liste drucken gesamt bzw. aktuelle Seite drucken.

Gelber Bereich: Exportfunktion in HTML oder als CSV zur Weitergabe an zum Beispiel Microsoft Excel

Grauer Bereich: Suchfunktion innerhalb der Liste, um einzelne Datensätze zu finden

Violetter Bereich: Vollbildmodus

 

Bereich Beiträge

Der Menüpunkt „Beiträge“ ist in die Punkte

Sollstellung,

• Rechnung,
• Lastschrift und
• Mahnung

unterteilt.

Unter dem Menüpunkt Beiträge -> Sollstellung finden Sie alle Listen rund um Ihre Beiträge, Sollstellungen, Lastschriften, Rechnungen und Mahnungen:

• Beitragsstatistik
• Liste der offenen Posten
• Protokoll der Sollstellungen/ Rechnungen/ Lastschriften/ Mahnungen
• Zahlungen

Die Auswertung nehmen Sie analog zur Mitgliederverwaltung vor. Filtern Sie die Ergebnisse wie oben im Beispiel gezeigt.

Filterung nach Beitragsart 2 und Jahr 2022:

Die Ausgabe der Listen erfolgt wiederum mit dem Listensymbol oben rechts.

 

Hinweis: In der Liste werden Ihnen nur die ausgewählten Datensätze angezeigt. Möchten Sie alle Datensätze miteinbeziehen, löschen Sie zunächst die gewählten Filter.

 

Sie haben die Möglichkeit die ausgegebene Liste im Format csv zu exportieren und zum Beispiel in MS Excel zu öffnen und weiterzuverarbeiten.

 

In den Bereichen

• Rechnung,
• Lastschrift und
• Mahnung

stehen Ihnen die Protokolle zum jeweiligen Menüpunkt zur Verfügen

Bereich Buchhaltung

Die Auswertungen und Listen in der Finanzbuchhaltung ermöglichen Ihnen den schnellen Überblick über Ihre Vereinsbuchhaltung (Buchhaltung -> Listensymbol). Die Listen sind thematisch untergliedert in

• Einrichtung,
• Buchungskontrolle und
• FIBU-Auswertungen.

Unter Einrichtung erhalten Sie eine Liste der eingerichteten Konten – also des Kontenplans. Für die Kontrolle Ihrer Buchungen stehen Ihnen die Auswertungen

• Primanota,
• Bankbuch,
• Kassenbuch,
• Kontendruck sowie ein
• Buchungsjournal

zur Verfügung.

Die Fibu-Auswertungen umfassen die Einnahmen-Überschussrechnung sowie die Kostenstellenrechnung.

FALLBEISPIEL!

Kontendruck

Um sich z. B. die Buchungen auf einem bestimmten Konto anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Listensymbol und wählen die Auswertung „Kontendruck“.

Es öffnet sich eine Maske, in der Sie den Zeitraum der Auswertung festlegen können. Im nächsten Schritt erhalten Sie dann die Auswertung

 

Einnahmen-Überschussrechnung

Auch für die Einnahmen-Überschussrechnung definieren Sie den Zeitraum ….

… mit Klick auf den Button „OK“, wird Ihnen die EÜR gemäß der fünf Tätigkeitsbereiche des Vereins ausgegeben:

 

Der ausgestellte Bericht kann nun gedruckt oder gespeichert werden. Die Weitergabe der Daten im Format csv ist ebenfalls möglich.