Wie werden Mitglieder- und Adressdaten importiert?
Damit Sie Ihre Adressdaten für die Mitgliederverwaltung nicht händisch einpflegen müssen, gibt es in Linear vereinsverwaltung online eine Importfunktion über Excel.
Den Datenimport starten Sie entweder bei der Ersteinrichtung über Mein Verein -> Erste Schritte oder über Mein Verein -> Stammdaten -> Import Adressdaten.
Wenn Sie unter Stammdaten auf den Punkt Import Adressdaten klicken, öffnet sich folgendes Fenster
((Datenimport1.png))
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenimport und Sie werden auf die nächste Seite weitergeleitet:
Über die Schaltfläche Einfügen wählen Sie Ihre Mitgliederdatei aus. Diese sollte im Format xlsx vorliegen.
Das Programm überprüft im Hintergrund, ob die Daten aus Ihrer Vorlage eingelesen werden können. Wenn alles in Ordnung ist, erscheint ein grüner Haken unter Prüfstatus.
Jetzt verknüpfen Sie die Quell- mit der Zieldatei. Klicken Sie dazu auf der linken Seite (Anzeige Ihrer Quelldatei) einen Eintrag an und wählen Sie auf der rechten Seite (Zieldatei) den Eintrag an, der zu Ihrer Auswahl passt und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
TIPP:
Klicken Sie als Erstes auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sie erhalten die Meldung „Versuchen Sie, Felder automatisch zu koppeln?“ Beantworten Sie diese Frage mit „JA“, dann werden alle identischen Felder verknüpft und auf der rechten Seite unter Vorschau angezeigt.
Verknüpfen Sie dann nur noch die Einträge unter Quelle mit den Angaben unter Ziel, die nicht automatisch verknüpft werden konnten. In jedem Fall werden Ihnen im Fenster Vorschau die gewählten Verknüpfungen angezeigt. Fahren Sie damit fort, bis Sie alle möglichen Verknüpfungen erstellt haben.
HINWEIS!
Sollten Sie sich „verklickt“ haben, können Sie die verknüpften Einträge wieder löschen, indem Sie diese in dem Fenster Vorschau anklicken und anschließend auf den Button Löschen klicken.
Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Daten einlesen. Sie erhalten eine Vorschauseite, auf der alle Datensätze angezeigt werden, die importiert werden. Ggf. fehlerhafte Daten werden farbig markiert und werden nicht importiert.
Haben Sie alles kontrolliert, klicken Sie auf Import und Ihre Mitgliederdaten werden eingelesen.
HINWEIS:
Sollten Sie den Datenimport wiederholen wollen, da Sie sich z. B. beim Verknüpfen von Quelle und Ziel einen Fehler gemacht haben, dann wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang einfach und klicken vor dem eigentlichen Import auf die Schaltfläche Adressendatei leeren. In dem Fall wird die Datenbank geleert und die neuen Daten werden importiert.
Sie können auch verschiedene Adressdateien hintereinander einlesen, in dem Fall klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Import. Dann werden die weiteren Adressen zusätzlich eingelesen!
Mit dem Datenimport haben Sie die ersten Schritte mit Linear vereinsverwaltung online geschafft und können nun mit der Vereinsverwaltung beginnen.
Wie werden Mitglieder- und Adressdaten aus Linear Vereinsverwaltung importiert?
Anwender, die eine aktuelle Version von Linear vereinsverwaltung (premium) ab der Versionsnummer 23.22 einsetzen, können über die 1:1 Schnittstelle alle Daten aus der Onpremise-Lösung in Linear Online Vereinsverwaltung einlesen.
Den Datenimport in Linear Vereinsverwaltung vorbereiten
Um die Daten in Linear Online Vereinsverwaltung zu importieren, müssen Sie als erstes einen Datenexport ausführen.
Achtung: Ein umfassender Datenexport mit anschließendem Einlesen in Linear Online Vereinsverwaltung ist nur möglich, wenn Sie die aktuelle Version Linear vereinsverwaltung mit der Versionsnummer 23.21 nutzen.
Sie finden diese Angabe in Ihrem Programm unter Hilfe & Service -> Info!
Buchungsdaten einlesen
Über die Importschnittstelle können auch die Daten Ihrer Vereinsbuchhaltung eingelesen werden. Damit das jedoch funktioniert, müssen
1. alle Buchungen abgeschlossen/festgeschrieben sein. Das erledigen Sie unter Buchhaltung -> Buchen auf Buchungen abschließen.
2. Damit die Buchungen, die Sie auf Ihre Fibu-Konten „Kasse“ gebucht haben, richtig übernommen werden, muss unter Buchführung -> Einrichtung/Verwaltung -> Konten verwalten bei allen Geldkonten „Kasse“ ein Häkchen bei Geldkonto und bei Kasse gesetzt sein.
Datenexport starten
Um den Datenexport anzustoßen, öffnen Sie im Programm unter Hilfe & Service den Menüpunkt Datenexport. Es öffnet sich die folgende Maske:
Über den 3-Punkte-Button legen Sie ein Verzeichnis für den Datenexport an – z.B. auf Ihrem Desktop:
Anschließend drücken Sie auf den Button „Export starten“. Im Anschluss daran werden die Exportdateien in dem gewählten Verzeichnis abgelegt und können dann importiert werden.
Daten in Linear Online Vereinsverwaltung einlesen
Jetzt können Sie mit dem Datenimport in Linear Online Vereinsverwaltung beginnen. Öffnen Sie die Anwendung und wählen Sie unter Mein Verein -> Stammdaten den Punkt Import Adressdaten. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Import Vereinsverwaltung“.
Es öffnet sich die folgende Maske:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie das angelegte Exportverzeichnis.
Klicken Sie die oberste Datei an und markieren Sie alle Dateien mit der Tastenkombination Strg +A. Es werden alle Einträge markiert. Alternativ halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie jeden Eintrag einzeln an.
Drücken Sie auf Öffnen:
Danach sehen Sie alle Dateien in der Maske:
Drücken Sie jetzt auf die Schaltfläche „Import“ und das Einlesen beginnt nach einer Warnmeldung, die Sie mit Ja bestätigen, um den Import fortzuführen:
Nach dem Einlesen erhalten Sie die Rückmeldung, dass der Import beendet ist:
Damit ist die Datenübernahme abgeschlossen und Sie können mit der Verwaltung Ihrer Mitgliederdaten mit Linear Online Vereinsverwaltung beginnen.