Welche Regelungen gelten?
Seit dem 1.1.2025 ist die sogenannte E-Rechnung für inländische Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. D.h. ab diesem Zeitpunkt müssen auch Vereine in der Lage sein, elektronische Rechnungen zumindest zu empfangen und zu archivieren.
Die E-Rechnungspflicht gilt also auch für gemeinnützige Vereine und Einrichtungen, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen oder Produkte an andere Unternehmen verkaufen und damit unternehmerisch tätig werden – der ideelle Bereich mit seinen Spendeneinnahmen, Mitgliedsbeiträgen oder Zuschüssen – ist davon natürlich ausgenommen.
Für Vereine mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr greifen noch bis zum 31.12.2027 Übergangsregelungen. Kleinunternehmer wurden mit Beschluss vom 22.11.24 komplett von der E-Rechnungspflicht befreit.
Sicher ist jedoch, dass die Vereine, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen ab dem 1.1.2028 E-Rechnungen an inländische Unternehmen stellen müssen.
Welche Vorgänge sind grundsätzlich ausgenommen?
1. Rechnungen im ideellen Bereich – z. B. Beitragsrechnungen an Privatpersonen
2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
3. Rechnungen an ausländische Empfänger
è Fazit: auch Vereine, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, müssen E-Rechnungen empfangen und nach den neuen Vorschriften aufbewahren/speichern
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit Pdf-Rechnungen, die einfach per Mail verschickt werden.
E-Rechnungen bestehen aus einem reinen XML-Dokument = X-Rechnung oder aus einem XML-Dokument plus Pdf = ZuGFerD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
E-Rechnungen empfangen und archivieren
Und so wird’s gemacht:
Um E-Rechnungen sicher zu empfangen, empfehlen wir eine Rechnungs-E-Mail-Adresse – z.B. rechnung@vereinsname.de sowie einen Rechnungseingangsordner anzulegen und dort alle eingegangen Rechnungen für die weitere Bearbeitung abzulegen!
Wenn Sie nun eine Rechnung z.B. im Format ZuGFerD erhalten, dann legen Sie diese erst einmal ab und laden diese dann mit der Buchung der Ausgabe hoch, indem Sie den Beleg mit Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen oder über den Link auswählen und hochladen:
Speichern Sie Ihre Ausgabenbuchung. Dabei wird der Beleg dann automatisch in die Belegverwaltung übernommen.
Die Belegverwaltung öffnen Sie ganz einfach über Klick auf die Schaltfläche „Belegverwaltung“ unter Buchhaltung:
Über den Drei-Punkte-Button rechts können Sie den Beleg jederzeit aufrufen und ansehen.
Um nach Eingabe zahlreicher Belege den Überblick zu behalten, bzw. wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Beleg sind, können Sie die Einträge über das Filtersymbol in den einzelnen Spalten entsprechend selektieren.
Der Beleg wird zudem in der Buchungsübersicht über die Belegnummer verlinkt und kann mit Doppelklick geöffnet werden: