Linear vereinsverwaltung (premium), Version 23.18
Änderungen und Erweiterungen
Folgende Änderungen und Erweiterungen wurden mit dem Service-Release 23.18 für die Linear Vereinssoftware in den Standard- und die Premiumversionen umgesetzt:
Zahlungsverkehr
Für die optimale Sicherheit Ihres Online-Bankings mit Hilfe Ihrer Vereinssoftware wird die neueste Version der integrierten Online-Banking-Komponente „DDBAC“ ausgeliefert.
Des Weiteren können Anwender von Linear vereinsverwaltung premium Bankumsätze nicht nur per csv-Datei sondern auch im camt 053-Verfahren einlesen.
E-Rechnungen empfangen buchen & archivieren
Mit Umsetzung des Wachstumschancengesetzes wird zum 1.1.2025 die sogenannte E-Rechnung für inländische Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. D.h. ab diesem Zeitpunkt müssen auch Vereine in der Lage sein, elektronische Rechnungen zumindest zu empfangen und zu archivieren.
Um E-Rechnungen sicher zu empfangen, empfehlen wir eine Rechnungs-E-Mail-Adresse – z.B. rechnung@vereinsname.de sowie einen Rechnungseingangsordner anzulegen und dort alle eingegangen Rechnungen für die weitere Bearbeitung abzulegen!
Für die weitere Bearbeitung der Eingangsrechnungen bietet Linear Vereinsverwaltung 2 Möglichkeiten:
1. Die Verbuchung des Rechnungsbelegs über Bankgeschäfte -> Kontoumsätze sowie
2. die manuelle Verbuchung in der Buchungsmaske Einnahmen/Ausgaben.
Buchung über Kontoumsätze
Haben Sie eine E-Rechnung erhalten und per Überweisung bezahlt, dann wird die Ausgabe nach erfolgtem Abruf der Kontoumsätze unter Bankgeschäfte -> Kontoumsätze angezeigt.
Bereits an dieser Stelle, können Sie den Beleg zu der Ausgabe hochladen. Klicken Sie dafür auf den 3-Punkte-Button und laden Sie den Beleg aus Ihrem Rechnungseingangsordner hoch:
Danach ergänzen Sie wie gewohnt das Fibu-Konto (Gegenkonto), auf das die Ausgabe gebucht werden soll und übernehmen die Ausgabe in die Fibu.
Buchung der Rechnung über Einnahmen-Ausgaben
Sie können die Ausgabe natürlich auch direkt über die Buchungsmaske Einnahmen-/Ausgaben buchen erfassen:
Über den Link „Datei hochladen“ oder über „Drag & Drop“ ziehen Sie die Rechnung in das Belegfenster.
Validierung der E-Rechnung
Um sicherzustellen, dass die E-Rechnung auch valide ist, können Sie die Rechnung mit Mausklick markieren und dann auf die Schaltfläche „Prüfprotokoll“ klicken. Sie erhalten dann das Ergebnis angezeigt.
Außerdem wird das Prüfergebnis abgelegt unter Extras -> Prüfprotokoll X-Rechnung/ZuGFerD.
Belegarchiv
Speichern Sie dann nach Eingabe des Gegenkontos wie gewohnt Ihre Buchung ab. Mit dem Speichervorgang wird der Beleg zur Buchung in das Belegarchiv verschoben. Das Archiv rufen Sie auf über Buchhaltung -> Buchen -> Archiv – oder über den Explorer C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\Belegverwaltung.
Die dort abgelegten Belege können mit Doppelklick jederzeit geöffnet aber nicht mehr geändert werden.
E-Rechnungen erstellen & versenden
HINWEIS: Wenn Sie E-Rechnungen erstellen möchten, dann müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-ID in das Rechnungsformular einfügen. Gehen Sie hierfür über Vereinsdaten -> Stammdaten anlegen/bearbeiten auf den Reiter Steuer und tragen Sie in dem neuen Feld Ihre UmsatzsteuerID ein.
Um E-Rechnungen zu erstellen, öffnen Sie das Faktura-Modul und erstellen wie gewohnt Ihre Rechnungen.
Beispiel:
Sie verkaufen regelmäßig Anzeigeplätze in Ihrem Vereinsmagazin an Unternehmen vor Ort.
Um die Rechnung zu erstellen, erfassen Sie das Unternehmen in der Vereinsverwaltung als Adressdatensatz ohne Mitgliedsnummer, da es sich ja nicht um ein Mitglied handeltl
Legen Sie unter Faktura -> Artikel erfassen einen Artikel für den Anzeigenverkauf an:
Erstellen Sie dann unter Faktura -> Neue Rechnung erstellen die Rechnung.
Wechseln Sie dann auf die Rechnungsausgabe und selektieren Sie die Fakturarechnungen, die Sie als E-Rechnung versenden möchten und drücken Sie auf die Schaltfläche „Datensätze ausgeben“.
Auf der folgenden Seite wählen Sie das E-Rechnungsformat entweder
· Kein XML
· ZuGFerD oder
· X-Rechnung
Klicken Sie dann auf die Vorschau, um sich noch einmal die Rechnung anzusehen bzw. auf „Rechnungen per E-Mail senden“.
Es öffnet sich die Serien-E-Mail-Funktion.
Schreiben Sie hier eine kurze Begleitmail für Ihre Rechnungsanlage oder wählen Sie aus einer bereits erstellten Vorlage und gehen Sie dann auf E-Mail senden.
Archivierung
Alle Eingangsrechnungen, die Sie bei der Verbuchung zur Buchung als Beleg hochgeladen haben, werden im Belegarchiv hinterlegt und im Format Pdf/A revisionssicher abgelegt.
Alle Rechnungen, die mit der Linear vereinsverwaltung erstellt werden, werden ebenfalls revisionssicher abgelegt in den Verzeichnissen
· C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\ZUGFeRD bzw.
· C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\XRechnung (XML- und PDF) und als reines XML-Format unter C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\RgXML
Darüber hinaus finden Sie die Rechnungen, die Sie per Mail verschickt haben unter
C:\ProgramData\Linear\Linear Vereinsverwaltung\RgEmail
Faktura-Rechnungen auswerten
Auch die Auswertung von Faktura-Rechnungen wurde erweitert: Ab sofort ist es möglich über Ihre Vereinssoftware eine Liste der erstellten Rechnungen nach Fälligkeitsdatum zu selektieren.
Vereinsbuchführung
Der Excel-Export des Bank- bzw. Kassenbuchs wurde optimiert – nun werden auch die Kostenstellen korrekt mit übernommen.
Die Buchungsvorlagen für Buchungen mit dem SKR 42 wurden erweitert, sodass nun auch eine Sphäre fest eingetragen werden kann.
Beitragsmanagement
Beitragseinzug per Lastschrift: Ab sofort ist es möglich, die SEPA-Datei im neuen pain.008.001.08-Format zu erstellen und an die Bank zu übermitteln. Bitte stellen Sie dazu unter Bankgeschäfte -> Sepa einrichten die Sepa-Version 3.7 ein!
Rücklastschriften: Wurde bei einer Rücklastschrift eine Gebühr erhoben, die jedoch nicht vom säumigen Mitglied bezahlt wurde, kann diese offene Position mit dem neuen Service-Release händisch auf Null gesetzt werden.
Außerdem wird nunmehr als Belegdatum für die Rücklastschriftgebühr nicht das Erfassungsdatum sondern das Datum der Rücklastschrift verwendet.
Sollstellungen: Für mehr Transparenz bei den Sollstellungen sorgt, dass beitragsfreie Beitragsarten nicht länger in der Vorschau der Sollstellungen gelistet werden.
Die Funktion Beitragsänderung wurde erweitert. Nach Auswertung einer Beitragsart werden alle Mitglieder angezeigt, die eine bestimmte Beitragsart zugewiesen haben. Ab sofort kann man diesen Mitgliedern eine neue Beitragsart zuweisen, auch wenn diese als Staffelbeitrag hinterlegt wurde.
Finanzplanung
Mit Ihrer Vereinssoftware haben Sie die Möglichkeit, über Buchhaltung -> Einrichtung/Verwaltung -> Konten verwalten einen Haushaltsplan zu hinterlegen. Rufen Sie dazu jedes Konto auf, welches Sie beplanen möchten und tragen Sie Ihr Budget entsprechend ein.
Neu ist, dass Sie jetzt einen Ist-Stand Ihrer Planung auswerten können – und zwar auch für Buchungen, die noch nicht festgeschrieben wurden. Zudem besteht ab sofort die Möglichkeit, nur bebuchte Konten aufzulisten und auszuwerten.
Bestandsmeldung für Sportvereine
Mit dem neuen Service-Release für Ihre Linear vereinsverwaltung wurde die neue DOSB-Schnittstelle für die Bestandsmeldung umgesetzt.
Ab sofort können Sie Ihre Mitglieder nach den neuen Vorgaben als XLSX- oder XML-Datei bei Ihrem LSB/LSV hochladen.
Mitgliederverwaltung
Die Auswertung der personenbezogenen Daten wurde erweitert.