Das Einpflegen neuer Mitgliederdaten in die Vereinsverwaltung kann mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier stellen wir Ihnen einen bequemen Weg vor, um Neumitglieder über ein Google-Formular im Verein anzumelden.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen den grundlegenden Aufbau und die Funktion des Google-Formulars sowie die Übernahme der erhaltenen Daten in die Mitgliederverwaltung der Linear vereinsverwaltung. Der Import erspart Ihnen das manuelle Übertragen der Stammdaten. Die gewonnene Zeit können Sie für andere wichtige Aufgaben im Verein wie die Vereinsbuchhaltung nutzen.
1. Google-Formular erstellen und konfigurieren
1.1 Login Google Formulare
Bitte rufen Sie die Webseite https://www.google.de/intl/de/forms/about/ auf und loggen sich mit Ihren Google-Zugangsdaten ein.
1.2 neues Formular anlegen
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Formulartitel und richten das Formular Ihren Anforderungen entsprechend ein.
1.3 Formulierung der Eingaben
Benennen Sie die unterschiedlichen Felder und wählen die möglichen Antworten aus.
Hinweis: Neue Felder werden mit „+“ hinzugefügt. Für die meisten Antwortfelder ist die Antwortmöglichkeit „Kurzantwort“ ausreichend.
Wenn alle Felder benannt sind, können Sie mit Klick auf „Vorschau“ das fertige Formular ansehen und testen.
Unter dem Punkt „Einstellungen“ haben Sie zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten.
1.4 Konfiguration des Abrufs der Daten
Wechseln Sie in den Reiter „Antworten“ und öffnen das „3-Punkte-Menü“ auf der rechten Seite.
Setzen sie zunächst das Häkchen bei „E-Mail-Benachrichtigung“ um über neu eingetroffene Anmeldungen per Mail informiert zu werden.
Anschließend bestimmen Sie den Speicherort der Daten in einer Tabelle.
Um Ihren Testdaten abzurufen, klicken sie bitte auf das grüne Tabellensymbol.
Die geöffnete Tabelle enthält einen Eintrag:
Durch Klick auf „Freigeben“ haben Sie die Möglichkeit die Tabelle mit anderen zu teilen
Die Tabelle kann so bequem von jedem Arbeitsplatz aus aufgerufen und bearbeitet werden.
1.5 Einbindung des Formulars in Ihre Homepage
Klicken Sie auf „Senden“ und wählen im sich öffnenden Fenster das Klammersymbol
Den untenstehenden Code fügen Sie in die Stelle auf Ihrer Webseite ein, an der das Formular erscheinen soll.
Weitere Informationen finden Sie unter:
https://support.google.com/docs/answer/183965?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de
2. Daten des Formulars in Linear vereinsverwaltung importieren
2.1 Dokument als Excel-Datei exportieren
Klicken Sie zunächst auf das grüne Tabellensymbol.
Klicken Sie auf Datei > Herunterladen > Microsoft Excel.
Exportieren Sie die Daten im Microsoft Excel- Format und öffnen die Datei.
Ändern Sie den Namen des Tabellenblatts.
Wichtig: Der Name des Tabellenblatts muss identisch mit dem Dateinamen sein. Heißt die Datei zum Beispiel: „mitglieder“ muss auch das Tabellenblatt „mitglieder“ heißen.
a.) b.)
Speichern sie die Datei mit Dateiname "mitglieder" im .xls-Format (Dateityp: Excel 97-2002-Arbeitsmappe).
Beachten Sie für die korrekte Formatierung auch die Hinweise unter: https://support.linear-software.de/249632-So-importieren-Sie-ihre-Mitgliederstammdaten
2.2 Vorbereitung und Durchführung des Imports
Öffnen Sie die Linear vereinsverwaltung. Klicken sie auf Vereinsdaten und Datenimport
Wählen Sie Excel (xls) und weiter.
Geben Sie den Dateipfad Ihrer zu importierenden Tabelle an und bestätigen mit weiter.
Führen Sie im nächsten Schritt die korrekte Zuordnung der Variablen zwischen der Importdatei und der Linear Datenbank durch „Hinzufügen“ aus.
Sobald alle Variablen zugeordnet sind, bestätigen Sie mit weiter.
Tipp: Wird der Import öfter durchgeführt, können Sie die erstellte Zuordnung abspeichern und beim nächsten Import erneut verwenden!
Klicken Sie auf „Speichern“ und legen die Datei im gewünschten Verzeichnis ab. Bei einem zukünftigen Import können Sie die Zuordnung durch „Lesen“ automatisch vornehmen lassen.
Wählen Sie nun den Mandanten aus, in den die Daten importiert werden sollen und bestätigen Sie die Auswahl mit weiter.
Sie erhalten eine Zusammenfassung des Imports:
Nach erfolgtem Import können Sie das Programm neu starten. Die Daten wurden aus der Google-Datentabelle übernommen:
Die oben gezeigten Beispieldaten können um sämtliche Stammdaten der Neumitglieder erweitert werden. Ihnen fehlt eine wichtige Kennziffer? Fügen Sie einfach die gewünschte Variable dem Mitgliedsformular hinzu. Eine Übernahme der Buchhaltungsdaten in die Vereinsbuchhaltung kann leider nicht angeboten werden.