Dubletten.exe
Linear liefert ein separates Tool zur Bearbeitung und Bereinigung von Adressdubletten aus.
Das Tool heißt Dubletten.exe und muss im Hauptverzeichnis der Linear Vereinsverwaltung abgelegt werden.
Der Aufruf erfolgt über eine Verknüpfung auf dem Desktop.
Die Auswahl für die Suche nach Dubletten kann entweder für Personen (Vornamen, Nachnamen) oder Firmen/Institutionen (Firma1, Firma2, Firma3) vorgenommen werden.
Die zu überprüfenden Datensätze werden durch ein Häkchen in der Checkbox vor dem Suchbegriff ausgewählt.
Je weniger Checkboxen zur Suche ausgewählt werden, desto größer ist das Suchergebnis.
Die Aktivierung der „Kölner Phonetik“ vergrößert das Suchergebnis ebenfalls.
Die Kölner Phonetik ist ein phonetischer Algorithmus, der Wörtern nach ihrem Sprachklang eine Zeichenfolge zuordnet, den phonetischen Code. Ziel dieses Verfahrens ist es, gleich klingenden Wörtern denselben Code zuzuordnen, um bei Suchfunktionen eine Ähnlichkeitssuche zu implementieren. Damit ist es beispielsweise möglich, in einem Suchergebnis Einträge wie "Meier" auch unter anderen Schreibweisen, wie "Maier", "Mayer" oder "Mayr", zu finden.
Auswertung starten
Hat man seine Auswahl für die Suche nach Dubletten vorgenommen, startet man die Dublettensuche mit dem Button „Auswertung starten“ und bestätigt die folgende Abfrage mit „Ja“
Anzeige der ausgewerteten Datensätze
Auf der linken Seite unter der Überschrift Hauptdatensatz wird die Liste der gefundenen Dubletten Datensätze angezeigt. Am Ende der Liste steht die Gesamtzahl der gefundenen Dubletten.
Als Hauptdatensatz wird der Datensatz angesehen, dem Verträge und Buchungen zugeordnet sind.
Falls alle zusammenzuführenden Datensätze Verträge und Buchungen haben, können diese Datensätze nicht zusammengeführt werden.
Klickt man auf der linken Seite einen Datensatz an, wird/werden auf der rechten Seite unter der Überschrift Dubletten die in der Datenbank gefundenen Datensatz Dubletten angezeigt.
Die Anzeige der Dubletten Datensätze ergibt sich aus den Kriterien die für die Suche eingegeben wurden (die ersten 5 Zeichen von Firma, PLZ und Ort)
Bearbeitung der Dubletten
Wird ein Datensatz als Dublette identifiziert, kann dieser über den Button „Dubletten aktualisieren“ zusammengeführt werden.
Zusammenführen von Datensätzen
Vor der Zusammenführung von Datensätzen hat man die Möglichkeit auszuwählen welche Informationen des Dubletten Datensatzes auf den Hauptdatensatz übertragen werden sollen.
Dafür kann man alle Informationen aus- bzw. abwählen. Möchte man nur einzelne, ausgewählte Informationen zum Hauptdatensatz übernehmen, klickt man die gewünschten Informationen in der Checkbox an.
Zur Auswahl für die Übertagung auf den Hauptdatensatz stehen die Adressdaten, die Standard Kennungen, Kontakte und Wiedervorlagen
sowie die ersten 3 Mehrfachkennungsfelder zur Verfügung
Wenn nicht alle Kennungen über den Button „alle auswählen“ markiert werden,
müssen die Verknüpfungen ebenfalls separat ausgewählt werden.
Hat man die Auswahl der zu übernehmenden Informationen getroffen, werden diese durch einen Klick auf den Button „Dubletten aktualisieren“ zusammengeführt.
Nach der Zusammenführung wird der Hauptdatensatz in der Liste grün angezeigt. Die Bearbeitungsleiste in der Mitte des Bildes wird deaktiviert.
Der angezeigte Datensatz ist keine Dublette
Beispiel für keine Dublette. Es wurde der Hauptdatensatz Berliner Zeitung gefunden. Als Dublette werden die Datensätze Berliner Kurierund Berliner Verlag angeboten. Beide wurden wegen der Suche nach den ersten 5 Zeichen In Firma1, PLZ und Ort angezeigt.
Da es sich diesem Fall nicht um eine Dublette handelt, kann die Bearbeitung der „Dublette“ über den Button „Dublette aus Auswertung entfernen“ gelöscht werden.
Löscht man die Dubletten, verschwindet auch der Hauptdatensatz auf der linken Seite aus der Anzeige.
Der Hauptdatensatz steht auf der Seite der angezeigten Dubletten
Wenn der als Dublette identifizierte Datensatz mehr, andere oder neuere Informationen enthält, kann die Dublette gegen den Hauptdatensatz getauscht werden. Dafür markiert man den Hauptdatensatz auf den linken Seite und klickt dann auf den Button „Datensatz wechseln“
Beide Datensätze werden getauscht und die Bearbeitung der Dublette kann, wie oben beschrieben vorgenommen werden.