Digitalisierung der Buchhaltung mit der OCR Schnittstelle
Linear Archivierung
Die Linear Software wurde um ein Archivierungstool erweitert. Dieses dient dazu, für die Finanzbuchhaltung relevante Dokumente zu archivieren und diese ggf. mit den einzelnen Buchungen zu verknüpfen:
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen
- FIBU-Auswertungen (Kontendruck, Primanota, Journal etc.)
Programmeinstellungen
Menü „Einstellungen“
Zunächst muss das Stammverzeichnis der Archive festgelegt werden
- Einstellungen > Einstellungen > Druckoptionen
Aktivieren Sie die Checkbox „PDF automatische Archivierung“ um Ausgangsrechnungen automatisch zu archivieren.
Anlegen der Verzeichnisstruktur
Am Jahresanfang muss für das jeweilige Wirtschaftsjahr eine entsprechende Verzeichnisstruktur angelegt werden.
- Linke Navi-Leiste > Extras > Archive
Bei Klick auf Archive öffnet sich das Fenster „Archive Übersicht“
Das korrekte Jahr einstellen > Klick auf Ordner generieren
Es werden je Mandant getrennte Archive angelegt. Mit Unterverzeichnissen für Jahr > Monat und Fachbereich (Auswertung, Bankbuch, Kasse, Rechnungsausgang und Rechnungseingang)
Einstellung der Buchungsmasken
In der Buchungsmaske muss das Feld „PDF“ eingebunden werden.
Hinweis:
Beachten Sie bitte dass die Einstellung der Buchungsmasken abhängig vom Benutzer, Buchungsstapel (Kassenbuch, Bankbuch, Rechnungsausgang, Rechnungseingang etc.) und Mandanten ist.
- Aufrufen der Buchungsmaske > Klick auf Einstellungen
Einstellungen speichern mit Klick auf OK
Analog können die Einstellungen für die Buchungsmasken Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Hauptstapel angepasst werden.
Archivierung von Ausgangsrechnungen
Nach dem Druck der Rechnungen über > Mitgliederverwaltung > Rechnungen drucken kommt eine Abfrage „PDF Automatische Archivierung?“
Archivierung von Eingangsrechnungen.
Die Eingangsrechnungen müssen eingescannt werden und die PDF Datei dann im Unterverzeichnis „RE“ abgelegt werden.
Das Unterverzeichnis RE wird manuell zusätzlich zu dem automatisch generierten Ordner RE für jeden Mandanten angelegt.
Während der Buchung wird die PDF Datei im Feld „PDF“ ausgewählt und mit der Buchung verknüpft.
Der ausgewählte Rechnungsbeleg wird angezeigt und muss mit OK bestätigt werden.
Der Beleg wird nun rechts neben der Buchung angezeigt und die Buchung kann gespeichert werden.
Beim Speichern der Buchung wird die PDF in das Unterverzeichnis RE des jeweiligen Monats verschoben.
Anzeige in den Einzelbuchungen
Archivierung von Listen aus der Finanzbuchhaltung
In das Fenster „Listen“ der Finanzbuchhaltung wurde eine neue Schaltfläche zum Archivieren von Listen eingefügt.
Einbinden der OCR Schnittstelle
Um die automatische Erkennung der Rechnungsdaten und das automatisierte Einlesen von digitalen Eingangsrechnungen zu erreichen, muss die OCR Schnittstelle installiert werden.
Dafür wird Ihnen eine Installation zur Verfügung gestellt.
Der Ordner OCR Install enthält drei ausführbare Dateien.
Kopieren Sie die Anwendung free_NSOCR_v70_build885_full.exe in das Linear Hauptverzeichnis. Führen Sie die Anwendung mit einem Doppelkick aus und wählen als Installationspfad ebenfalls das Linear Hauptverzeichnis aus. Nach erfolgter Installation öffnen Sie bitte den neu erstellten Ordner Nicomsoft OCR, wählen die drei Ordner Bin, Bin64 und Bin_common aus und kopieren diese in das Linear Hauptverzeichnis.
Führen Sie danach die Anwendung gs918w32.exe aus. Geben Sie als Installationsverzeichnis das Linearhauptverzeichnis an.
Für die Anzeige der PDF in der Linear Software ist der Adobe Acrobat Reader erforderlich.
Einstellungen im Linear Programm
Im Buchungsstapel Rechnungseingang können Sie nun Importregeln für digital abgelegte PDF Lieferantenrechnungen erfassen.
Dafür laden Sie zuerst eine der Rechnungsvorlagen aus Ihrem manuell angelegten Ordner RE im Archiv Ordner.
|
Anzeige der von der OCR Software ermittelten Textbestandteile |
Einstellungsbereich |
Anzeige der gefundenen Daten |
Mit Klick auf „+“ wird ein neuer Datensatz für die Definition einer „Buchungsvorlage“ angelegt.
In den Einstellungsbereich können aus dem „OCR Text“ variablen erzeugt werden, an Hand derer die einzelnen Daten ermittelt werden können.
Die Buchungsvorlage kann mit einem Adressdatensatz aus der Datenbank verknüpft werden.
In den Feldern KontoG, KostG werden die Kostenkonten bzw. die Kostenstelle hinterlegt.
Arbeit mit Regionen
Als alternative Arbeitsweise kann man mit „Klick und Ziehen“ Rahmen (Regionen) um die einzelnen Angaben erzeugen.
Mit der Checkbox „Fest“ kann an Felder mit festen Werten ausfüllen lassen.
Vorschau des Ergebnisses
Einlesen von Rechnungen
Mit „PDF-Rechn.“ werden die Rechnungen eingelesen.
Im unteren Bereich werden die gefundenen Daten angezeigt und können für die jeweilige Buchung angepasst werden.
Klick auf „Rechnung importieren“ wird der Buchungssatz erzeugt und in die Buchungsmaske übernommen.