Einloggen und loslegen!
Nach der Bestellung von Linear Online vereinsverwaltung haben Sie Ihre Zugangsdaten per E-Mail erhalten. Am besten legen Sie sich den Link https://online.linear-software.de/webVereinDX/Login.aspx gleich unter Ihren Favoriten ab, um möglichst schnell mit Ihrer Vereinsverwaltung zu beginnen.
HINWEIS!
Beim ersten Start von Linear Online Vereinsverwaltung öffnet sich die Programmoberfläche mit der Startseite.
Da Sie noch keine Daten hinterlegt haben, sehen Sie natürlich noch keine Einträge zu Ihrer Mitgliederverwaltung.
Starten Sie den Einrichtungsassistenten
Beginnen Sie am besten gleich mit der Einrichtung Ihres Vereins! Klicken Sie dazu oben rechts auf Mein Verein -> Erste Schritte. Es öffnet sich der Einrichtungsassistent. Hier legen Sie die Eckpunkte für die Mitgliederverwaltung, das Beitragsmanagement sowie der Vereinsbuchführung fest.
HINWEIS!
Sie können die Eckdaten zu Beginn Ihrer Vereinsverwaltung auch über Mein Verein -> Stammdaten eintragen. Einfacher geht es jedoch mit unserem Assistenten.
Klicken Sie also auf Start und kontrollieren Sie die Angaben, die automatisch mit Ihrer Registrierung zu Ihrem Verein hinterlegt wurden.
Stammdaten
Des Weiteren ergänzen Sie hier die Bankverbindung des Vereins und tragen Ihre GläubigerID ein.
ACHTUNG!
Der Eintrag der GläubigerID ist zwingend notwendig, da sonst kein Sepa-Lastschrifteinzug Ihrer Beiträge möglich ist.
Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Weiter.
Vereinsstruktur
Auf der folgenden Seite konfigurieren Sie Ihren Verein. Sie legen fest, ob es sich bei Ihrem Verein um einen Sportverein oder einen sonstigen Verein mit oder ohne Untergliederungen handelt.
Ist Ihr Verein in Abteilungen/Sparten organisiert, hinterlegen Sie die Bezeichnungen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken, den Namen der Abteilung in der Zeile Bezeichnung eintragen und anschließend über das Speicher-Symbol bestätigen.
WICHTIG FÜR SPORTVEREINE!
Wählen Sie Sport hinterlegen Sie an dieser Stelle gleich alle wichtigen Angaben zur Bestandsmeldung für Sportvereine, indem Sie den für Sie zuständigen
- Landessportverband auswählen,
- Abteilungen anlegen und zu jeder Abteilung
- den Fachverband sowie (optional)
- die Sportart auswählen.
TIPP!
Um die Eingabe /Suche zu erleichtern, tippen Sie die Fachverbandsbezeichnung sowie die Sportart einfach in das jeweilige Feld ein. Per Instantsuche erhalten Sie sofort die passenden Vorschläge.
Haben Sie alle Angaben gemacht, klicken Sie auf Weiter.
Beitragsstruktur
Im nächste Schritt bilden Sie die Beitragsstruktur für ein reibungsloses Beitragsmanagement ab. D.h. Sie hinterlegen hier, welche Beiträge Ihre Mitglieder bezahlen sollen.
Klicken Sie dabei auf das Plus-Symbol. Es wird eine automatische Beitragsnummer vergeben. Tragen Sie im Feld Bezeichnung den Namen der Beitragsart ein und wählen Sie über das Drop-Down im Feld Sollstellung aus, wann bzw. wie häufig der Beitrag fällig ist.
Tragen Sie im Anschluss die Beitragshöhe ein und verknüpfen Sie ggf. die Beitragsart mit der Abteilung, für die der Beitrag erhoben wird.
Um die Beitragsanlage abzuschließen, klicken Sie auf das Symbol Speichern. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Beitragsarten angelegt haben.
TIPP!
Damit es mit dem Beitragsmanagement klappt, müssen die angelegten Beitragsarten mit den Mitgliederdatensätzen verknüpfen. Gehen Sie dazu unter Mein Verein -> Stammdaten auf Beitragsabrechnung -> Beitragszuweisung!
Haben Sie alle Beitragsarten erfasst, klicken Sie auf Weiter.
Buchführung
Um Linear vereinsverwaltung online auch für die Vereinsbuchführung zu nutzen, wählen Sie im Abschnitt Buchführung aus, mit welchem vorkonfigurierten Kontenplan Sie Ihre Vereinsvorfälle für welches Buchungsjahr buchen.
HINWEIS!
- Beide angebotenen Kontenpläne beruhen auf dem SKR49 – dem DATEV-Kontenrahmen für Vereine – und wurden bereits mit allen wichtigen Kennzahlen versehen, sodass Sie gleich mit Ihrer Vereinsbuchführung starten können.
- Sie können jeden Kontenplan beliebig auf Ihre Bedürfnisse abändern. Diese Funktion finden Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten.
Haben Sie den Kontenplan für die Finanzbuchhaltung angelegt, klicken Sie auf Weiter.
Datenimport
Im nächsten Schritt importieren Sie nun Ihre Mitgliederdaten für die Adressverwaltung .
Über die Schaltfläche Hinzufügen wählen Sie Ihre Mitgliederdatei aus. Diese sollte im Format xlsx vorliegen.
Das Programm überprüft im Hintergrund, ob die Daten aus Ihrer Vorlage eingelesen werden können. Wenn alles in Ordnung ist, erscheint ein grüner Haken unter Prüfstatus.
Jetzt verknüpfen Sie die Quell- mit der Zieldatei. Klicken Sie dazu auf der linken Seite (Anzeige Ihrer Quelldatei) einen Eintrag an und wählen Sie auf der rechten Seite (Zieldatei) den Eintrag an, der zu Ihrer Auswahl passt und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Im Fenster Vorschau werden Ihnen die gewählten Verknüpfungen angezeigt. Fahren Sie damit fort, bis Sie alle möglichen Verknüpfungen erstellt haben.
Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Daten einlesen. Sie erhalten eine Vorschauseite, auf der alle Datensätze angezeigt werden, die importiert werden. Gff. fehlerhafte Daten werden farbig markiert und werden nicht importiert.
Haben Sie alles kontrolliert, klicken Sie auf Import und Ihre Mitgliederdaten werden eingelesen.
Damit haben Sie bereits die ersten Schritte mit Linear vereinsverwaltung online geschafft und können nun mit der Vereinsverwaltung beginnen.