Wie werden die Stammdaten des Vereins angepasst?

Sicherlich haben Sie im ersten Schritt bereits mit Ihrer Online Vereinsverwaltung begonnen, indem Sie den Einrichtungsassistenten unter Mein Verein > Erste Schritte ausgeführt haben. Welche grundsätzlichen und zusätzlichen Informationen Sie zu Ihrem Verein hinterlegen und welche weiteren Voreinstellungen Sie treffen können, finden Sie im Bereich Mein Verein > Stammdaten.

Wenn Sie auf Mein Verein > Stammdaten klicken, öffnet sich die folgende Seite

 

 

Im obersten Panel werden der Vereinsname, der Ansprechpartner sowie die Telefonnummer angezeigt, die Sie bei der Registrierung Ihres Vereins für Linear Online Vereinsverwaltung angeben haben.

Um die Einträge zu Ihrem Verein zu überprüfen oder zu ergänzen, klicken Sie auf die Überschriften, die Sie auf den sogenannten Akkordeons finden.

Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, speichern Sie, indem Sie auf das Speicher-Symbol oben links klicken.

TIPP!
Über den Drei-Punkte-Button neben dem Platzhalter, können Sie z. B. Ihr Vereinslogo hochladen und einbinden.

Was wird wo eingetragen & bearbeitet?

Im ersten Akkordeon tragen Sie die Stammdaten des Vereins ein, legen die Vereinsstruktur fest, importieren Mitglieder- und Adressdaten und vergeben die Benutzerrechte.

 

 

Die mit Klick ausgewählte Überschrift wird blau und zeigt Ihnen den aktiven Menüpunkt an.

Die Stammdaten

Haben Sie den Punkt Stammdaten markiert, werden der Vereinsname sowie die Adresse und der hinterlegte Ansprechpartner angezeigt. Diese Angaben wurden automatisch mit der Bestellung eingetragen. Hier nehmen Sie also nur ggf. Änderungen in der Adresse und des Ansprechpartners vor.

Die Vereinsstruktur

Um die Eckpunkte Ihres Vereins zu konfigurieren, rufen Sie den Punkt  Vereinsstruktur auf.

 

 

Hier tragen Sie ein, ob Ihr Verein über Abteilungen/Sparten verfügt und ob es sich um einen Sport- oder um einen sonstigen Verein handelt. Treffen Sie im Feld Vereinsart die Auswahl Sport, wird der Punkt Mitglied im LSB/LSV aktiv und Sie können über das Drop-Down-Pfeilchen den LSB/LSV auswählen, an den Sie eine Bestandsmeldung abgeben müssen.

Abteilungen/Sparten anlegen
Um die Untergliederungen Ihres Vereins in Abteilung bzw. Sparten vorzunehmen, klicken Sie auf den Button Abteilungen/Sparten. Es öffnet sich ein neues Fenster:

 

 

Klicken Sie auf das Plus-Symbol und tragen Sie im Feld Kennung die Bezeichnung ein. Ein Klick auf das Speicher-Symbol schließt die Eingabe ab. Möchten Sie den Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, klicken Sie auf den Stift. Abteilungen löschen, können Sie über das Kreuz.

ACHTUNG!
Einmal angelegte Abteilungen können nur gelöscht werden, wenn Sie noch keine Zuordnung zu den Mitgliedern vorgenommen haben. In diesen Fällen können Sie nur noch die Bezeichnung einer Sparte ändern. Die Änderung wird dann automatisch bei den Mitgliedern angezeigt.

HINWEIS FÜR SPORTVEREINE!
Haben Sie als Vereinsart Sport angegeben, wählen Sie unter Sportart ggf. die Sportart aus, die in der Abteilung betrieben wird, und unter Fachverbände den Fachverband, an den Sie die Abteilungsmitglieder bei der Bestandserhebung melden müssen.

Über die Buttons Sportarten und Fachverbände/Sport können Sie jederzeit weitere Sportarten eintragen bzw. weitere Sportfachverbände hinterlegen.

Mitglieder- und Adressdaten importieren

Haben Sie über Mein Verein > Erste Schritte noch keine Mitglieder- bzw. Adressdaten importiert, können Sie das an dieser Stelle nachholen.

Klicken Sie den Punkt Import Adressdaten an und dann auf den Button Datenimport. Es öffnet sich die folgende Seite:

 

 

Über die Schaltfläche Einfügen wählen Sie Ihre Mitgliederdatei aus. Diese sollte im Format xlsx vorliegen.

Das Programm überprüft im Hintergrund, ob die Daten aus Ihrer Vorlage eingelesen werden können. Wenn alles in Ordnung ist, erscheint ein grüner Haken unter Prüfstatus.

 

Jetzt verknüpfen Sie die Quell- mit der Zieldatei. Klicken Sie dazu auf der linken Seite (Anzeige Ihrer Quelldatei) einen Eintrag an und wählen Sie auf der rechten Seite (Zieldatei) den Eintrag an, der zu Ihrer Auswahl passt und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.

 

Im Fenster Vorschau werden Ihnen die gewählten Verknüpfungen angezeigt. Fahren Sie damit fort, bis Sie alle möglichen Verknüpfungen erstellt haben.

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Daten einlesen. Sie erhalten eine Vorschauseite, auf der alle Datensätze angezeigt werden, die importiert werden. Ggf. fehlerhafte Daten werden farbig markiert und werden nicht importiert.

 

Haben Sie alles kontrolliert, klicken Sie auf Import und Ihre Mitgliederdaten werden eingelesen.

 

Die Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung legen Sie fest, welche Personen zusätzlich zum Administrator Zugriff auf die Vereinsverwaltung erhalten sollen.

Dabei können Sie bestimmte Benutzergruppen definieren, User einzelnen Benutzergruppen zuweisen und Zugriffsrechte erteilen.

Derzeit können Sie festlegen, wer die

• Stammdaten,
• Mitgliederverwaltung,
• Beitragsabrechnung sowie die
• Buchhaltung

bearbeiten darf.

Angaben zu Steuern und Gemeinnützigkeit

Auf dem zweiten Akkordeon werden Ihre Angaben zu Steuern und Gemeinnützigkeit geführt.

Tragen Sie unter Steuern die Adresse Ihres Vereinsfinanzamtes sowie Ihre Steuernummer ein.

Im Bereich Gemeinnützigkeit hinterlegen Sie,

• das Gründungsjahr des Vereins,
• das Datum, des Freistellungsbescheids sowie das Datum
• des Bescheids über die Erfüllung satzungsmäßiger Voraussetzungen.

 

Außerdem vermerken Sie hier, ob es sich bei Ihrem Verein um eine E.V. handelt und Ihren Vereinszweck.

HINWEIS!
Diese Angaben werden für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen benötigt.

 

Beitragsabrechnung

Im dritten Akkordeon hinterlegen Sie alle Informationen, die Sie für Ihr Beitragsmanagement benötigen.

Im ersten Schritt erfassen Sie unter dem Punkt Beitragsarten, welche Beiträge Sie von Ihren Mitgliedern erheben möchten.

TIPP!
Wenn Sie eine Beitragsart gleich mit einer Abteilung verknüpfen, können Sie Beiträge leichter entsprechenden Mitgliedergruppen zuweisen und auch abteilungsweise abrechnen.

Haben Sie alle Beitragsarten erfasst, wechseln Sie auf den Punkt Beitragszuweisung. Wählen Sie hier die Mitglieder aus, die einen bestimmten Beitrag entrichten sollen.

Im Bereich der Beitragsabrechnung hinterlegen Sie des Weiteren auch die Bankverbindung Ihres Vereins und geben die notwendigen Angaben ein, die für den Sepa-Einzug nötig sind. Öffnen Sie dazu die entsprechenden Menüpunkte Bankverbindung bzw. Sepa-Einrichtung.

Unter Mein Verein -> Stammdaten ist es zudem möglich, Beitragsänderungen vorzunehmen.

 

Buchführung

Alle Voreinstellungen, die für eine professionelle Vereinsbuchführung nötig sind, treffen Sie im vierten Akkordeon mit der Bezeichnung Buchführung.

Wenn Sie auf das Panel klicken, öffnet sich der Bereich mit den Punkten

• Kontenplan auswählen/aktualisieren,
• Konten bearbeiten,
• Steuersätzen,
• Kostenstellen und
• Kostengruppen.

 

Um mit der Vereinsbuchführung zu beginnen, ist die Anlage eines Kontenplans unumgänglich.

Öffnen Sie dazu den Unterpunkt Kontenplan auswählen/aktualisieren. Es stehen Ihnen zwei unterschiedliche Kontenpläne – beide auf der Grundlage des SKR 49 – zur Verfügung. Sportvereine wählen den Kontenplan „Sport“ – alle anderen Vereine den für sonstige Vereine.

Lassen Sie sich über Klick auf die Schaltfläche Ansicht erstellen eine Kontenliste anzeigen. Um den Kontenplan zu übernehmen, stellen Sie das gewünschte Buchungsjahr ein, und klicken Sie auf Kontenstamm anlegen.

Für die folgenden Buchungsjahre öffnen Sie diesen Menüpunkt, um Ihren Vorjahreskontenplan auf das neue Buchungsjahr zu übertragen.

Fallen in Ihrer Vereinsbuchhaltung Vorgänge an, die Sie mit Umsatz- bzw. Vorsteuer verbuchen müssen, wählen Sie an dieser Stelle unter Steuerbuchungen die Option Steuersätze -> Ja. In dem Fall wird die Schaltfläche Steuersätze blau und Sie können Steuersätze und Steuersammelkonten anlegen.

Planen Sie die Vereinsbuchführung mit Kostenstellen, stellen Sie bei dem Punkt Kostenstellen „JA“ ein. Möchten Sie die Verbuchung Ihrer Vereinsvorgänge noch transparenter gestalten, steht Ihnen zudem die Möglichkeit Kostengruppen anlegen zur Verfügung. Wählen Sie in diesem Fall unter Kostengruppen die Option „JA“ und legen Sie diese mit Klick auf die Schaltfläche Kostengruppen an.

Kennungen

Um die Mitgliederverwaltung individuell an die Bedürfnisse Ihres Vereins anzupassen, haben Sie die Möglichkeit eigene Einträge zu hinterlegen. Öffnen Sie dazu das fünfte Akkordeon mit der Bezeichnung Kennungen.

Hier können Sie Einträge zu

• Titel,
• Ansprache E-Mail,
• Geschlecht,
• Funktionen,
• Ehrungen sowie den
• Freifeldern „Kennung1“ und „Kennung2“

vornehmen.