Bestandsmeldung für Sportvereine umstellen und korrekt einrichten

Mit der neuen Jahresversion Linear vereinsverwaltung (premium) wurde die Bestandsmeldung für Sportvereine neu überarbeitet und maßgeblich vereinfacht.

Allgemeine Hinweise zur neuen Bestandsmeldung – vor allem für Neueinsteiger

Alle Anwender, die neu mit Linear vereinsverwaltung (premium) starten, rufen für die Einrichtung der Bestandsmeldung unter Vereinsdaten den Einrichtungsassistenten Bestandserhebung Sportvereine auf.

Der Aufbau des Einrichtungsassistenten

Der Einrichtungsassistent besteht aus sechs Registerkarten, die teilweise bereits mit den Angaben befüllt wurden, die Sie bei der Einrichtung des Vereins über den Einrichtungsassistenten hinterlegt haben.

Im Einzelnen sind das die Registerkarten

• Vereinsdaten,
• Bank- & Steuerangaben,
• Gemeinnützigkeit,
• Beitragswesen,
• Vereinsmitarbeiter und 
• Fachverbandszuweisung.

Entscheidend für eine korrekte Einrichtung ist, dass unter der Registerkarte Vereinsdaten in der Spalte „Mitglied im LSV/LSB“ der Landesverband ausgewählt ist, an den die Bestandserhebung abzugeben ist.

Außerdem sind die Angaben, die unter der Registerkarte Fachverbandszuweisung eingetragen werden, von zentraler Bedeutung:

In der Spalte Abteilung werden die Abteilungen angezeigt, die Sie entweder bei der Einrichtung über Vereinsdaten → Einrichtungsassistent oder über Vereinsdaten → Abteilungen anlegen eingetragen haben.

Wählen Sie nun die Sportart aus, die über die Abteilung betrieben wird. Wenn Sie dazu in eine Zeile in der Spalte Sportart klicken, wird ein 3-Punkte-Button aktiv und es öffnet sich eine Suchmaske für die Sportarten. Wählen Sie die gewünschte Sportart aus. Die Auswahl der Sportart ist optional.

Im nächsten Schritt legen Sie den Fachverband fest, an welchen die Bestandsmeldung erfolgen soll. Das Programm stellt Ihnen hier entweder die Fachverbände des Landessportbundes zur Verfügung, den Sie unter der Registerkarte Vereinsdaten ausgewählt haben bzw. die entsprechende Fachverbandsliste des DOSB. In jedem Fall klicken Sie wieder in eine Zeile unter Fachverband und es öffnet sich über den 3-Punkte-Button die Suchmaske, aus der Sie den Fachverband auswählen können.

Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und klicken Sie im Anschluss daran auf die Schaltfläche Abteilung aktualisieren.

Haben Sie bei allen Abteilungen diese Eintragungen vorgenommen, schließen Sie die Einrichtung ab, in dem Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ klicken.

Bei den Mitgliedern wird dann die Fachverbandszuweisung automatisch in der Abteilungsverwaltung angezeigt. Solange dort kein Austrittsdatum hinterlegt ist, wird das Mitglied ordnungsgemäß bei der Bestandsmeldung erfasst und kann entsprechend an den Landessportverband/Landessportbund gemeldet werden

Ein- und Austrittsdatum in der Abteilungsverwaltung eintragen

Zur Kontrolle gehen Sie bei einem Mitgliederdatensatz auf die Registerkarte Mitgliedschaft. Im Feld Abteilungszugehörigkeit sehen Sie die Abteilungseinträge. Hier können Sie noch über Klick auf die Schaltfläche Abteilungen verwalten das Eintritts- bzw. das Austrittsdatum vermerken, zu dem das Mitglied in die Abteilung ein- bzw. ausgetreten ist.

Zwischen Aktiv- und Passiv-Meldung unterscheiden
Solange bei einem Mitglied kein Austrittsdatum in der Abteilungsverwaltung eingetragen ist, wird das Mitglied als AKTIV für die Bestandsmeldung geführt und an den bei der Abteilung hinterlegten Fachverband gemeldet.

Vermerken Sie ein Austrittsdatum zur Abteilung und ist das Mitglied weiterhin im Verein – aber in KEINER weiteren Abteilung mehr aktiv, wird das Mitglied dem Fachverband als PASSIV gemeldet.

Ist das Mitglied in einer weiteren Abteilung aktiv, dann erfolgt die Fachverbandsmeldung zu dieser Abteilung.

Beispiel:

Mitglied A ist Mitglied in der Abteilung Tennis und in der Abteilung Fußball. Die Meldung erfolgt an den Fachverband Fußball und an Tennis.

Das Mitglied tritt aus der Abteilung Fußball aus – und ist weiter aktives Mitglied in der Tennisabteilung. Die Meldung erfolgt an den Fachverband Tennis.

Mitglied A beendet auch seine Mitgliedschaft in der Tennisabteilung, bleibt aber Mitglied im Verein – dann erfolgt die Bestandsmeldung als PASSIVES Mitglied – den Regeln des DOSB entsprechend – noch an den Fachverband Tennis.

Bestandsmeldung abgeben

Um die Bestandsmeldung abzugeben, öffnen Sie das Berichts- und Kommunikationscenter -> Mitgliederverwaltung und klicken Sie auf den Menüpunkt Bestandsmeldung/Sportverein. Je nachdem, an welchen Verband Sie die Bestandsmeldung mit der Linear Vereinssoftware abgeben, öffnet sich eine Maske, über die Sie die Bestandsmeldung erstellen und dann die Daten exportieren und bei Ihrem Landesverband hochladen können.
 

Hinweise zur Umstellung auf die neue Bestandsmeldung für bestehende Anwender

Alle Anwender, die die Angaben zur Bestandsmeldung bereits in einer Vorversion der Linear Vereinsverwaltung vorgenommen haben, müssen ggf. noch 2 kleine Änderungen vornehmen.

Beispiel 1 – Abteilungsbezeichnung und Bezeichnung der Sportart waren identisch

Im Verein gibt es eine Abteilung Tennis und es ist zum Fachverband „Tennis“ die Sportart „Tennis“ hinterlegt.

In diesem Fall ist die Umstellung auf das neue Verfahren praktisch mit der Installation des Updates automatisch erfolgt.

Öffnen Sie den Einrichtungsassistent Bestandserhebung Sportverein und wechseln Sie auf die Registerkarte Verbandszuweisung.

Die Spalten

• Abteilung
• Sportart
• VerbandNr
• Fachverband

sind mit den Angaben zur Tennisabteilung befüllt.

Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Abteilung aktualisieren. Damit werden bei allen Mitgliedern mit der Abteilungszugehörigkeit „Tennis“ die erforderlichen Einträge hinterlegt.

Mitglieder, die neu in die Tennisabteilung eintreten, erhalten dann die Fachverbandsnummer automatisch – Sie sollten nur noch das Eintrittsdatum in die Abteilung vermerken.

Beispiel 2 – Abteilungsbezeichnung und Sportartbezeichnung unterscheiden sich

Im Verein gibt es die Abteilung Turnen. In der Abteilung werden mehrere Sportarten betrieben: So sind in unserem Beispiel die Sportarten „Gerätefitness“, „Aerobic“ und „Funktionsgymnastik“ einzeln angelegt, mit der Fachverbandsnummer „Turnen“ verknüpft und bei den entsprechenden Mitgliedern hinterlegt.

Mit Installation des Updates wird für jede Sportart automatisch eine Abteilung angelegt und mit der entsprechenden Sportartnummer sowie der korrekten Fachverbandsnummer und -Bezeichnung „Turnen“ im Einrichtungsassistenten Bestandserhebung Sportvereine unter der Registerkarte Fachverbandszuweisung angezeigt.

Außerdem sehen Sie an dieser Stelle noch Ihre eigentliche Abteilung „Turnen“ – ohne Eintrag in den Spalten Sportart, VerbandNr und Fachverband.

Schritt 1: Wählen Sie in der Zeile mit der Bezeichnung Turnen, in der Spalte VerbandNr die Fachverbandsnummer des Verbands „Turnen“ über den 3-Punkte-Button. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Die Auswahl einer Sportart ist optional und kann unterbleiben!

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Abteilung aktualisieren. Damit wird bei allen Mitgliedern mit der Abteilungszugehörigkeit „Turnen“ zusätzlich noch die Fachverbandsnummer eingetragen.

Schritt 2:  Um die „Abteilungen“, die aus der Sportartbezeichnung – „Gerätefitness“, „Aerobic“ und „Funktionsgymnastik“ – generiert wurden, zu bereinigen, öffnen Sie unter Vereinsdaten den Menüpunkt Abteilungen anlegen.

Es öffnet sich eine Maske, in der alle angelegten Abteilungen aufgelistet sind. Markieren Sie mit der Maus die Abteilung „Gerätefitness“ und klicken Sie anschließend auf das Minussymbol im oberen Maskenteil.

Es erscheint die Meldung „Satz wirklich löschen?“. Bestätigen Sie diese Meldung mit „JA“. In der Folge erhalten Sie die Meldung „Die Abteilung ist bereits vergeben! Trotzdem löschen?!“ Bestätigen Sie auch diese Meldung mit „JA“.

Wiederholen Sie das Löschen, bis alle „Abteilungen“ gelöscht und nur noch die gewünschten Abteilungsbezeichnungen erhalten bleiben.

Fertig! Jetzt haben Sie die Umstellung auf die neue Bestandsmeldung für Sportvereine erledigt.