Chaos in der Datenbank!?

Vereinsverwaltung 2022, 23.1 auf einem Remote-Server.
Unser Problem ist im Moment, dass wir eine ganze Anzahl falscher Zuordnungen von Felder in der Datenbank haben.
z. B. hat ein Mitglied, seit dem 1.9.2021 dabei, angeblich 2017, 2018 und 2021 schon Mitgliedsbeitrag bezahlt.

Anderen Mitgliedern wurden Spenden zugeordnet, die sie nicht getätigt hatten (und die wir auch nicht gebucht hatten).

Eine Firma, die kein Mitglied ist und deshalb auch keine Mitgliedsnummer hat und erst im November 2021 angelegt wurde hat angeblich 2013, 2014 und 2015 Mitgliedsbeitrag gezahlt.
vgl. Anhang

Wie kommen solche Fehler zustande? Wie lassen sie sich reparieren?
Vor allem, wie werden sie in Zukunft vermieden.
Kann mir jemand diese Fragen beantworten?
MfG
Nikolaus Vollmer