1.Einleitung
Das Datenimporttool dient dem Import von Adressdaten aus anderen Datenbanken in die Linear® Adressverwaltung.
Dabei werden, wie es die Linear Datenbank verlangt gesonderte Datensätze für die Firmen und die entsprechenden Ansprechpartner angelegt.
Über eine Zuordnungstabelle ist es möglich den Datensätzen für die Ansprechpartner und den Firmen, einzelne Felder aus der Quelldatei zuzuweisen.
Das Importtool ist mit einer Dubletten Prüfung ausgestattet.
Hinweis: Das Ergebnis des Datenimports ist natürlich abhängig von der Qualität der zu importierenden Adressdaten.
Hinweis: Es ist nur möglich Adressdaten in die Datenbank zu importieren. Es ist nicht vorgesehen Vertragsdaten in das Programm zu importieren. Für den Import von Adressen mit Vertragsdaten bietet die Linear Software GmbH ggf. einen individuellen Datenimport an.
2. Die Datenquelle
Als Datenquellen können Sie Daten folgender Dateitypen verwenden:
- Excel
Hinweis: In der Datenquelle müssen alle zu importierenden Daten in einer Tabelle vorliegen. Bei einer Excel-Arbeitsmappe müssen die Daten in der 1. Tabelle der jeweiligen Arbeitsmappe vorliegen. Die Arbeitsmappe muss im Namen der zu importierenden Datei identisch sein. Es dürfen sich außerdem keine Sonderzeichen in den Spaltennamen befinden.
3. Programmaufruf
Das Programm „Standimpsql.EXE“ finden Sie im Hauptverzeichnis der Linear Software auf Ihrem Server.
Hinweis: Legen Sie bitte vor dem Import von Daten eine Datensicherung an.
Das Programm wird vom Explorer aus mit einem Doppelklick gestartet.
Im Eingangsbildschirm wird der Dateityp Ihrer Datenquelle festgelegt.
Mit Klick auf „Weiter“ wird ein Bildschirm für die Auswahl der „Quelldatei“ geöffnet.
Befinden sich in der Quelldatei lesbare Daten, werden diese bereits nach Auswahl der Quelldatei über das entsprechende Icon angezeigt.
Hinweis: Sie sollten vor dem Import festlegen ob es sich bei den Daten um private oder geschäftliche Adressen handelt.
4. Zuordnung der Daten
Markieren Sie zuerst das entsprechende Spalten Feld im Block Quelle. Anschließend markieren Sie das Feld in den Blöcken, Personen, Firma oder Verknüpfungen in welches Sie die Werte der der Quelle importieren möchten. Durch klicken auf den Button Hinzufügen bestätigen Sie die Zuordnung und diese erscheint in der unteren Box (Firma=Firma1)
Hinweis: Es gibt mehrere Buttons Hinzufügen. Diese gelten jeweils für die darüber liegende Box und ordnen den darin markierten Wert auch dem in der Quelle markierten Wert zu.
Im Bereich Vorlage lassen sich die getätigten Zuordnungen als .txt-Datei speichern oder Gespeicherte wieder aufrufen, sodass nicht immer neu zugeordnet werden muss.
Ist die Zuordnung abgeschlossen klicken Sie bitte auf Weiter
Hinweis: Durch klicken auf das Feld Kennungen können die Kennungen aus der Im port Datenbank benannt werden. Wir empfehlen immer mindestens eine Kennung mit zu geben um die importierten Datensätze für eine Nach- bzw. Weiterbearbeitung auswerten zu können. Wichtig ist hier, dass die Kennung bereits in Linear als Ken nung angelegt ist.
Es ist auch möglich, die Kennungen bereits in der zu importierenden Datenbank anzulegen. Wichtig auch hier, dass Datenbankfeld sowie Kennungsbezeichnung der Importdatei gleich der Bezeichnungen in Linear sind.
Der Datenimport-Assistent öffnet sich. Dieser dient in erster Linie dem Abgleich mit den vorhandenen Daten als integrierter Dublettencheck.
Hinweis: Hier muss entweder Für die Person oder Für die Firma angewählt werden. Jenachdem um welche Art von importierten Daten es sich handelt.
Der Dublettencheck öffnet sich und Sie können entscheiden ob die gefundenen Datensätze zugeordnet oder neu angelegt werden sollen.
Es öffnet sich eine Übersicht zum Vorgang. Hier besteht die Möglichkeit, sich die Zugeorndeten oder nicht zugeordneten Datensätze anzeigen zu lassen. Bestätigen Sie diesen Assisten bitte mit Weiter.
Kontrollieren Sie anhand von Stichproben die Vollständigkeit der übernommenen Daten.