Welche Vorbereitungen müssen für die Buchhaltung getroffen werden?
Um die Vereinsbuchführung mit Linear vereinsverwaltung online zu erledigen, müssen Sie ein paar wenige Vorbereitungen treffen. Diese haben Sie ggf. bereits über die Ersten Schritte unter Mein Verein erledigt.
Damit Sie gleich loslegen können, müssen Sie die folgenden Fragen mit JA beantworten:
- Haben Sie einen Kontenplan für das Jahr angelegt, das Sie buchen möchten?
(Mein Verein -> Erste Schritte -> Buchführung, alternativ: Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung) Es stehen Ihnen 2 Kontenpläne zur Verfügung. Der Kontenplan für Sportvereine ohne Anlagevermögen sowie der Kontenplan für Sonstige Vereine.
Beide Kontenplan basieren auf dem SKR 49 und können beliebig geändert, erweitert bzw. reduziert werden.
Die Kontenplan wurden bereits mit allen Kennzahlen versehen, sodass Sie gleich losbuchen können.
- Wenn Sie Geschäftsvorfälle mit Steueranteil buchen möchten. Sind die im Kontenplan angelegten Steuersammelkonten unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Steuersätze eingetragen?
- Haben Sie bei den Geldkonten „Bank“ 945, 950 etc. sowie bei den Geldkonten „Kasse“ (920, 930 etc.) einen entsprechenden Anfangsbestand eingetragen? (Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten)
- Haben Sie ggf. Kostenstellen angelegt? (Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Kostenstellen)
- Soll zusätzlich mit Kostengruppen gebucht werden – wurden auch Kostengruppen erfasst und den Kostenstellen zugewiesen? (Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung -> Kostengruppen)
Wie wird ein Kontenplan/Kontenstamm angelegt und für ein neues Buchungsjahr übernommen?
Bei der Ersteinrichtung des Programms werden Sie wahrscheinlich die Ersten Schritte unter Mein Verein ausgeführt und bereits über diese Funktion einen Kontenplan/Kontenstamm für Ihren Verein ausgewählt und angelegt haben. Sollten Sie das mit der Einrichtung Ihres Vereins noch nicht erledigt haben, so können Sie das über die Ersten Schritte im Bereich Buchführung jederzeit nachholen
Alternativ öffnen Sie den Punkt Kontenplan anlegen/aktualisieren über Mein Verein à Stammdaten -> Buchführung.
Die Funktion Kontenplan anlegen/aktualisieren dient also in erster Linie für die Anlage eines neuen Vereinsbuchungsjahres. Haben Sie ein Buchungsjahr abgeschlossen, müssen Sie Ihre Linear vereinsverwaltung online für das neue Vereinsjahr wieder einrichten.
In diesem Fall stellen Sie das neue Buchungsjahr ein und wählen die Option Vorjahreskontenplan für neues Buchungsjahr. So übertragen Sie Ihren Kontenplan mit Ihren individuellen Änderungen in das neue Buchungsjahr.
Wie lässt sich prüfen, welche Konten im Kontenplan hinterlegt sind?
Um zu prüfen, welche Sachkonten in Linear vereinsverwaltung online bereits enthalten sind, öffnen Sie unter Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung den Punkt Kontenplan auswählen/aktualisieren und klicken dann auf der sich öffnenden Maske den gewünschten Kontenplan an und gehen dann auf den Button Ansicht erstellen.
Es öffnet sich eine entsprechende Liste mit allen angelegten Sachkonten sowie den Kennzahlen zu Einnahmen/Ausgaben und Steuerart.
Wie werden Konten neu angelegt, gelöscht oder geändert?
Falls Sie Ihren angelegten Kontenplan verändern – kürzen oder erweitern möchten, rufen Sie über Mein Vereinà Stammdaten -> Buchführung die Funktion Konten bearbeiten auf. Hier können Sie Ihren Kontenplan kürzen oder erweitern, bis er Ihren persönlichen Bedürfnissen entspricht.
Konten hinzufügen
Um ein Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf das „+“-Symbol. Tragen Sie im Feld Konto zunächst die Kontonummer und dann die Kontobezeichnung ein und speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf das „Speichern-Symbol“. Das Programm sortiert das neue Konto dann automatisch in der richtigen Zahlenfolge.
Anfangsbestände und Kennzahlen
Damit Sie mit Ihrem Kontenstamm richtig buchen können und Sie korrekte Auswertungen erhalten, ist es wichtig, dass in Ihrem Kontenplan die Anfangsbestände für die Geldkonten „Bank“ und „Kasse“ eingetragen und Kennzahlen zu Art der Einnahme bzw. Ausgabe vergeben sind.
Die Anfangsbestände tragen Sie unter Anfangsbestand Soll bzw. Anfangsbestand Haben ein. Da Sie für Ihren Verein eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen, werden Sie nur bei Ihren Geldkonten einen Anfangsbestand hinterlegen.
Grundsätzlich wird ein positiver Anfangsbestand unter Anfangsbestand Haben eingetragen; die Geldkonten – wie Bank oder Kasse – weichen hier von der Regel ab! Hier tragen Sie einen positiven Anfangsbestand unter Anfangsbestand Soll ein!
Ohne die Vergabe von Kennzahlen ist eine vereinsgerechte Buchhaltung nicht möglich. Über die Einträge im Feld Kennzahl E/A legen Sie bei der Neuanlage eines Kontos fest, welche Einnahmen und Ausgaben dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb Ihres Vereins zuzuordnen sind!
SONDERFÄLLE!
Geldkonten: Legen Sie ein neues Geldkonto an, dann wählen Sie im Feld „Geldkonto“ aus, ob es sich um ein Bank- oder um ein Kassenkonto handelt.
Spendenkonten: Möchten Sie ein weiteres Sachkonto für die Verbuchung von Spendeneingängen anlegen, wählen Sie im Feld Spendenkonto die Option „Ja“.
Steuersammelkonten: Damit der Steueranteil eines Geschäftsvorfalls bei der Verbuchung korrekt erfasst werden kann, wurden sogenannte Steuersammelkonten eingerichtet. Rufen Sie z.B. das Konto 4298 auf sehen Sie die folgenden Einträge.
Wird also eine Einnahme mit 7%-Umsatzsteuer in der Vermögensverwaltung gebucht, gehört der Steueranteil auf das Steuersammelkonto 4298.
Sonstige Kennzahlen Angaben bei den Feldern „Steuerart“ und Kennzahl USTVA sind nur erforderlich, wenn es sich um ein Konto handelt, auf das eine steuerpflichtige Einnahme bzw. Ausgabe gebucht werden soll.
Konten löschen
Um Konten zu löschen, suchen Sie das Konto über die Kontensuche. D.h. klicken Sie auf den 3-Punkte-Button im Feld KontoNr. Es öffnet sich die Kontosuchmaske. Wählen Sie das Konto aus, das Sie löschen möchten. Anschließend klicken Sie auf das „-„-Symbol.
HINWEIS!
Sobald Sie auf ein Konto gebucht haben, können Sie es in dem Buchungsjahr nicht mehr löschen!
Konten ändern
Sie können auch die Kontenbezeichnungen bearbeiten. Rufen Sie das gewünschte Konto auf und überschreiben Sie z.B. die Bezeichnung. Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf das „Speichern-Symbol“.
Wo werden die Kennzahlen für die Einnahmen-Überschussrechnung eingetragen?
Wie im Abschnitt Konten hinzufügen erläutert, ist ohne die Vergabe von Kennzahlen für Einnahmen und Ausgaben keine ordnungsgemäße Buchführung möglich.
Öffnen Sie den Kontenplan über Mein Verein –> Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten.
Im Feld Kennzahl E/A können Sie die Zuordnung in der Einnahmen-Überschussrechnung vornehmen. Ordnen Sie die Konten dem ideellen Bereich, dem Zweckbetrieb, der Vermögensverwaltung oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu. Dafür öffnen Sie das Dropdown-Menü im Feld Kennung E/A. Wählen Sie die passende Zuordnung und speichern Sie diese Angaben anschließend mit Klick auf das „Speicher-Symbol“.
Was sind Geldkonten und wie werden sie im Kontenplan gekennzeichnet?
Unter Geldkonten versteht man die Fibu-Konten Bank und Kasse, über die die Einnahmen und Ausgaben in der Buchungsmaske Bank bzw. Kasse über die Funktion Buchhaltung verbucht werden. Für diese Konten muss im Kontenplan im Kästchen Geldkonto die Auswahl „Bank“ oder „Kasse“ getroffen werden. (Vgl. auch den Abschnitt Wie werden Konten neu angelegt, gelöscht oder geändert?)
Wie werden Spendenkonten kenntlich gemacht?
Die Konten, auf denen Sie Spendeneinnahmen verbuchen (z. B. das Fibu-Konto 3220), müssen den Eintrag „Ja“ im Kästchen Spendenkonto haben. Sie können das eintragen unter Mein Verein ->Stammdaten -> Buchführung -> Konten bearbeiten.
Rufen Sie das Spendenkonto auf, indem Sie die Kontosuche über den 3-Punkte-Button neben dem Feld Konto öffnen.
HINWEIS!
Die Kennzeichnung ist Pflicht, andernfalls ist die automatische Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen nicht möglich!
Klick auf die Schaltfläche Speichern.
Welche Voreinstellungen sind bei der Buchhaltung mit Kostenstellen/Kostengruppen zu treffen?
Kostenstellen anlegen
Für mehr Transparenz in Ihrer Finanzbuchhaltung können Sie Kostenstellen für einzelne Abteilungen oder Vereinsprojekte anlegen. Gehen Sie auf Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung und wählen Sie „Ja“ bei Kostenstellen. Um Kostenstellen zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenstellen. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Um eine Kostenstelle anzulegen, klicken Sie auf das „+“-Symbol. Es öffnet sich eine neue Zeile.
Geben Sie dort die Bezeichnung Ihrer Kostenstelle sowie das Buchungsjahr ein. Wenn Sie die Kostenstelle auch einer bestimmten Kostengruppe zuordnen möchten, dann wählen Sie die angelegten Kostengruppen aus über das Dropdown bei „Gruppe Name“. (Wie Sie Kostengruppen anlegen, lesen Sie im Abschnitt Kostengruppen anlegen). Speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie auf das „Speichern-Symbol“ klicken. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie alle erforderlichen Kostenstellen angelegt haben.
Kostengruppen anlegen
Wenn Sie mit Kostenstellen buchen möchten, kann es auch sinnvoll sein, einzelne Kostenstellen in Kostengruppen zusammenzufassen. Das kann dann der Fall sein, wenn Sie eine Abteilung als Kostenstelle führen, darüber hinaus aber wissen möchten, wie es um die Finanzen z. B. einzelner Mannschaften innerhalb der Abteilung bestellt ist.
Dazu legen Sie erst eine Kostengruppe und anschließend die entsprechenden Kostenstellen innerhalb der Kostengruppe an.
Um eine Kostengruppe anzulegen, gehen Sie auf Mein Verein -> Stammdaten -> Buchführung und wählen Sie „Ja“ bei Kostengruppen. Um Kostengruppen zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kostengruppen. Es öffnet sich ein neues Fenster:
Um eine Kostengruppe anzulegen, klicken Sie auf das „+“-Symbol. Es öffnet sich eine neue Zeile.
Geben Sie dort die Bezeichnung sowie das Buchungsjahr ein. Speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie auf das „Speichern-Symbol“ klicken. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie alle erforderlichen Kostengruppen angelegt haben.